Secretary job descriptionSecretaryR

Secretary job description
Secretary

Reliability is the name of the game when you're a secretary. Whether you are secretary to a single boss or to a team, you'll be indispensable to them as you help ease their workload by providing administrative support and helping them organise their time.





So, what will I actually be doing?

The type of tasks you'll be expected to help out with include:

Managing diaries and making appointments
Booking rooms and travel arrangements
Preparing and distributing papers and documents for meetings
Taking minutes
Dealing with post
Drafting letters and other documents, such as PowerPoint presentations
Maintaining filing systems
Answering the phone and answering queries
Photocopying and printing
Using various computer packages - Word, Excel, PowerPoint


Well-qualified secretaries, including graduates, may also do work like compiling accounts, controlling budgets, presenting reports and statistics and supervising more junior secretaries and admin staff.

Search for jobs like this
Find secretary jobs now
See all of our current secretary vacancies or sign up to have new secretary jobs emailed directly to you.
The finer details...

If you become a secretary you will enjoy a normal working week, 9am to 5.30pm, Monday to Friday. There will probably be the odd occasion though when you are asked to work flexi-hours or a few hours overtime.

Most of your day will be spent sitting at your desk but you might have to take minutes in meetings, attend conferences or run the odd errand for your boss(es).

Part-time, job sharing and temporary work are all widely available.

There are plenty of upward promotional prospects, with opportunities for people of all levels. In general the more qualified you are, the more likely you are to win a more challenging job with greater responsibility.

The most common development opportunities come in the shape of promotion to PA, a senior manager or office manager. You've also got the option of specialising in a certain industry. By taking a specialist course you can qualify yourself as a legal or medical secretary for example.

An opportunity you might not have considered, is that an increasing number of experienced secretaries become virtual assistants (VAs) and are able to enjoy working from home as freelance administrators.

Money, money, money

Salaries are quite competitive and rise healthily in line with experience. As a new starter you will probably earn between £11,000 and £14,000 per year. With experience your earning potential creeps up to nearer £20,000.

PAs and secretaries with specialist skills earn nearer £25,000

See what people are earning in this job

The good points...

You'll be working closely with one boss or a small team who rely on you heavily and who will regularly tell you that they would be lost without you.

Secretarial is a career path open to everyone. Today, more and more men are joining the profession.

Your skills you learn are also highly transferable and would suit a move into some completely new areas, like HR, sales, marketing or administration.

...and the bad

You’re going to need heaps of patience in this job as you’ll be dealing with a lot of people.

Is there study involved?

Whilst there are no minimum entry qualifications, if you've got GCSEs or other qualifications don't be afraid to shout about them as employers do prefer for individuals with a good standard of education.

If you don't have the advantage of any relevant office experience and really want to impress potential employers in order to bag a more interesting job, you could take a secretarial course before looking for work. There are plenty of full time and part time courses including GNVQs and GSVQs in business administration, NVQs and SVQs or the specialist courses run by Pitman, OCR (RSA) and the London Chamber of Commerce and Industry.

Two common ways in are via apprenticeships (see www.apprenticehips.org.uk for more information) and temporary work. Temping often leads to a permanent position.

When you start your job, you will usually be trained by someone senior to you in the company's procedures and systems.

Further training is important and your employer may also give you the opportunity to work towards a secretarial qualification, either through work-based training or day-release at a local college. Courses you'll find most helpful include:

NVQ in Business Administration
Education development International Diploma in Business Administration
OCR Certificates in Administration
OCR Higher Level Diploma in Administrative and Secretarial Procedures
City & Guilds secretarial courses


The role of senior or executive secretary is seen as a prestigious job which can open some exciting career doors for you. That's why many secretaries now belong to organisations such as the Institute of Chartered Secretaries and Administrators (ICSA) or have a Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) qualification as part of their career development. CIPD qualifications are highly recognised by employers across the world.

OK, I'm interested... But is it really the job for me?

You'll need a fantastic ability to multi-task and good communications skills to become a secretary.

Employers will be looking for people with good personal qualities and who get on well with people. The skills that will best prepare you for the job include:

Good organisation skills
Good time management
Good communications skills, written and verbal
Discretion
Confidence with IT and computer packages
Accuracy and good attention to detail
An ability to stay calm and tactful under pressure
Self motivation
A bright and positive attitude


You should also brush up on your computer and telephone skills as these will be important to employers.

In today's global society it is seen as a real advantage if you speak another language.

Hasil (Bahasa Indonesia) 1:

Deskripsi pekerjaan SekretarisSekretarisKeandalan adalah nama permainan ketika Anda seorang sekretaris. Apakah Anda Sekretaris untuk bos tunggal atau tim, Anda akan sangat diperlukan untuk mereka karena Anda membantu meringankan beban kerja mereka dengan memberikan dukungan administratif dan membantu mereka mengatur waktu mereka. Jadi, apa yang akan saya benar-benar lakukan?Jenis tugas-tugas yang Anda akan diharapkan untuk membantu dengan meliputi: Mengelola buku harian dan membuat janji Pengaturan perjalanan dan pemesanan kamar Mempersiapkan dan mendistribusikan kertas dan dokumen untuk pertemuan Menit Berurusan dengan posting Penyusunan surat dan dokumen lainnya, seperti presentasi PowerPoint Mempertahankan sistem pengarsipan Menjawab telepon dan menjawab pertanyaan Fotokopi dan percetakan Menggunakan berbagai paket komputer - Word, Excel, PowerPointSekretaris berkualitas baik, termasuk lulusan, Mei juga bekerja seperti kompilasi account, pengaturan anggaran, menyajikan laporan dan statistik dan pengawasan lebih Sekretaris SMP dan staf admin.Mencari pekerjaan seperti iniMenemukan Sekretaris pekerjaan sekarangLihat semua lowongan Sekretaris kami saat ini atau mendaftar untuk memiliki pekerjaan Sekretaris baru langsung dikirim ke email Anda.Detail lengkap...Jika Anda menjadi seorang Sekretaris Anda akan menikmati seminggu kerja yang normal, 9 pagi sampai 5,30 sore, Senin sampai Jumat. Mungkin akan ada kesempatan aneh meskipun ketika Anda diminta untuk bekerja flexi-jam atau beberapa jam lembur.Sebagian besar hari Anda akan dihabiskan dengan duduk di meja Anda, tetapi Anda mungkin harus mengambil menit dalam Rapat, menghadiri konferensi atau menjalankan tugas aneh untuk boss(es) Anda.Paruh waktu, berbagi pekerjaan dan pekerjaan sementara semua tersedia secara luas.Ada banyak ke atas prospek promosi, dengan kesempatan untuk orang-orang dari semua tingkatan. Secara umum lebih berkualitas Anda, semakin besar kemungkinan Anda untuk menang pekerjaan yang lebih menantang dengan tanggung jawab yang lebih besar.Peluang pengembangan paling umum datang dalam bentuk promosi PA, seorang manajer senior atau manajer kantor. Anda juga punya pilihan untuk mengkhususkan diri dalam industri tertentu. Dengan mengambil kursus spesialis Anda bisa memenuhi syarat sendiri sebagai sekretaris hukum atau medis misalnya.Kesempatan yang Anda mungkin tidak dipertimbangkan, adalah bahwa peningkatan jumlah Sekretaris berpengalaman menjadi asisten virtual (VAs) dan dapat menikmati bekerja dari rumah sebagai administrator lepas.Uang, uang, uangGaji sangat kompetitif dan naik sehat sesuai dengan pengalaman. Sebagai starter baru Anda mungkin akan mendapatkan antara £11.000 dan £14,000 per tahun. Dengan pengalaman Anda merinding potensi penghasilan hingga semakin dekat sebesar £20.000.PAs dan Sekretaris dengan keahlian spesialis mendapatkan dekat £25,000Lihat apa orang mendapatkan dalam pekerjaan iniPoin yang baik...Anda akan bekerja erat dengan satu bos atau tim kecil yang sangat bergantung pada Anda dan yang secara teratur akan memberitahu Anda bahwa mereka akan hilang tanpa Anda.Sekretaris adalah sebuah jalur karier yang terbuka untuk semua orang. Hari ini, semakin banyak orang bergabung dengan profesi.Anda keterampilan yang Anda Pelajari juga sangat tidak dapat dipindahtangankan dan akan sesuai dengan pindah ke beberapa daerah yang sama sekali baru, seperti HR, penjualan, pemasaran, atau administrasi... .dan burukAnda akan perlu tumpukan kesabaran dalam pekerjaan ini karena Anda akan berhadapan dengan banyak orang.Adalah tidak belajar terlibat?Sementara ada ijin kualifikasi, jika Anda punya GCSE atau kualifikasi lain Jangan takut berteriak tentang mereka sebagai pengusaha memilih untuk individu dengan standar pendidikan yang baik.Jika Anda tidak memiliki keuntungan dari pengalaman relevan kantor dan benar-benar ingin mengesankan potensial majikan untuk tas pekerjaan yang lebih menarik, Anda bisa mengambil kursus kesekretariatan sebelum mencari pekerjaan. Ada banyak penuh waktu dan paruh waktu kursus termasuk GNVQs dan GSVQs di bidang administrasi bisnis, NVQs dan SVQs atau spesialis kursus dijalankan oleh Pitman, OCR (RSA) dan London Kamar Dagang dan industri.Dua cara yang umum di adalah melalui magang (lihat www.apprenticehips.org.uk untuk informasi lebih lanjut) dan bekerja sementara. Pekerjaan temporer sering mengarah ke posisi permanen.Ketika Anda memulai pekerjaan Anda, Anda akan biasanya dilatih oleh seseorang yang senior Anda dalam perusahaan prosedur dan sistem.Pelatihan lanjutan penting dan majikan Anda juga dapat memberikan Anda kesempatan untuk bekerja ke arah kualifikasi kesekretariatan, baik melalui pelatihan berbasis pekerjaan atau hari-rilis di perguruan tinggi setempat. Kursus Anda akan menemukan paling membantu meliputi: NVQ di bidang administrasi bisnis Pengembangan pendidikan internasional Diploma di bidang administrasi bisnis OCR sertifikat administrasi OCR Higher Diploma tingkat administrasi dan Sekretariat prosedur Kota & Guilds Sekretariat kursusPeran senior atau Sekretaris Eksekutif dipandang sebagai pekerjaan bergengsi yang dapat membuka beberapa pintu karir yang menarik bagi Anda. Itu sebabnya banyak Sekretaris sekarang milik organisasi seperti Institute of Chartered Sekretaris dan administrator (ICSA) atau memiliki kualifikasi Chartered Institute of personalia dan pengembangan (CIPD) sebagai bagian dari pengembangan karir mereka. Kualifikasi CIPD sangat diakui oleh pengusaha di seluruh dunia.OK, saya tertarik... Tetapi apakah itu benar-benar pekerjaan bagi saya?Anda akan memerlukan kemampuan yang fantastis untuk keterampilan komunikasi multi-tugas dan baik untuk menjadi seorang sekretaris.Pengusaha akan melihat untuk orang dengan baik kualitas pribadi dan yang mengenal dengan baik orang. Keterampilan yang terbaik akan mempersiapkan Anda untuk pekerjaan meliputi: Keterampilan organisasi baik Manajemen waktu yang baik Keterampilan komunikasi yang baik, tertulis dan verbal Kebijaksanaan Kepercayaan diri dengan paket ini dan komputer Ketepatan dan perhatian terhadap detail yang baik Kemampuan untuk tetap tenang dan bijaksana di bawah tekanan Motivasi diri Sikap yang cerdas dan positifAnda juga harus mempelajari lagi pada komputer Anda dan keterampilan telepon seperti ini akan menjadi penting untuk majikan.Di masyarakat global saat ini dipandang sebagai keuntungan yang nyata jika Anda berbicara bahasa lain.

Hasil (Bahasa Indonesia) 2:

Sekretaris deskripsi pekerjaan
sekretaris Keandalan adalah nama permainan ketika Anda seorang sekretaris. Apakah Anda sekretaris bos tunggal atau sebuah tim, Anda akan sangat diperlukan untuk mereka yang Anda membantu meringankan beban kerja mereka dengan memberikan dukungan administratif dan membantu mereka mengatur waktu mereka. Jadi, apa yang akan saya benar-benar lakukan? Jenis tugas Anda akan diharapkan untuk membantu dengan meliputi: Mengelola buku harian dan membuat janji Pemesanan kamar dan pengaturan perjalanan Mempersiapkan dan mendistribusikan kertas dan dokumen untuk pertemuan Mengambil menit Berurusan dengan posting surat Drafting dan dokumen lainnya, seperti presentasi PowerPoint Mempertahankan sistem pengarsipan Menjawab telepon dan menjawab pertanyaan Fotokopi dan mencetak Menggunakan berbagai paket komputer - Word, Excel, PowerPoint. sekretaris Yah-kualifikasi, termasuk lulusan, mungkin juga tidak bekerja seperti kompilasi rekening, mengendalikan anggaran, menyajikan laporan dan statistik dan mengawasi sekretaris lebih junior dan staf admin Cari pekerjaan seperti ini Cari pekerjaan sekretaris sekarang Lihat semua lowongan sekretaris kami saat ini atau mendaftar untuk memiliki pekerjaan sekretaris baru diemail langsung kepada Anda. Rincian lebih halus ... Jika Anda menjadi seorang sekretaris Anda akan menikmati yang normal seminggu bekerja, 9:00-05:30 , Senin sampai Jumat. Mungkin akan ada kesempatan aneh meskipun ketika Anda diminta untuk bekerja flexi-jam atau beberapa jam lembur. Sebagian besar dari hari Anda akan dihabiskan duduk di meja Anda, tetapi Anda mungkin harus mengambil menit dalam pertemuan, menghadiri konferensi atau menjalankan aneh tugas untuk bos Anda (es). Paruh waktu, pembagian kerja dan pekerjaan sementara semua tersedia secara luas. Ada banyak prospek promosi ke atas, dengan peluang bagi orang-orang dari semua tingkatan. Secara umum lebih berkualitas Anda, semakin besar kemungkinan Anda untuk memenangkan pekerjaan yang lebih menantang dengan tanggung jawab yang lebih besar. Peluang pengembangan paling umum datang dalam bentuk promosi ke PA, seorang manajer atau kantor manajer senior. Anda juga punya pilihan untuk mengkhususkan diri dalam industri tertentu. Dengan mengambil kursus spesialis Anda dapat memenuhi syarat diri sebagai sekretaris hukum atau medis misalnya. Sebuah kesempatan Anda mungkin tidak dipertimbangkan, adalah bahwa peningkatan jumlah sekretaris mengalami menjadi asisten virtual (VAS) dan mampu menikmati bekerja dari rumah sebagai freelance administrator. Uang, uang, uang Gaji cukup kompetitif dan naik sehat sejalan dengan pengalaman. Sebagai starter baru Anda mungkin akan mendapatkan antara £ 11.000 dan £ 14.000 per tahun. Dengan pengalaman Anda mendapatkan merinding potensial untuk lebih dekat £ 20.000. Lindung dan sekretaris dengan keterampilan khusus mendapatkan lebih dekat £ 25.000 Lihat apa yang orang produktif dalam pekerjaan ini Poin yang baik ... Anda akan bekerja sama dengan salah satu atasan atau tim kecil yang mengandalkan Anda berat dan siapa yang akan teratur memberitahu Anda bahwa mereka akan hilang tanpa Anda. Sekretaris adalah jalur karir terbuka untuk semua orang. Hari ini, semakin banyak orang yang bergabung profesi. Keterampilan Anda Anda belajar juga sangat dipindahtangankan dan akan sesuai dengan pindah ke beberapa daerah yang sama sekali baru, seperti HR, penjualan, pemasaran atau administrasi. ... Dan yang buruk Anda akan perlu tumpukan kesabaran dalam pekerjaan ini karena Anda akan berurusan dengan banyak orang. Apakah ada studi yang terlibat? Sementara tidak ada kualifikasi minimum masuk, jika Anda punya GCSE atau kualifikasi lainnya jangan takut untuk berteriak tentang mereka sebagai majikan lebih memilih untuk individu dengan standar yang baik pendidikan. Jika Anda tidak memiliki keuntungan dari pengalaman kantor yang relevan dan benar-benar ingin mengesankan majikan potensial untuk tas pekerjaan yang lebih menarik, Anda bisa mengambil kursus sekretaris sebelum melihat untuk bekerja. Ada banyak penuh waktu dan paruh waktu termasuk Gnvqs dan Gsvqs dalam administrasi bisnis, NVQ dan Svqs atau kursus spesialis dijalankan oleh Pitman, OCR (RSA) dan London Kamar Dagang dan Industri. Dua cara umum dalam adalah melalui magang ( lihat www.apprenticehips.org.uk untuk informasi lebih lanjut) dan pekerjaan sementara. Pekerjaan temporer sering mengarah ke posisi permanen. Ketika Anda mulai pekerjaan Anda, Anda biasanya akan dilatih oleh seseorang senior untuk Anda dalam prosedur dan sistem perusahaan. Pelatihan lebih lanjut yang penting dan majikan Anda juga dapat memberi Anda kesempatan untuk bekerja menuju kualifikasi sekretaris , baik melalui pelatihan berbasis kerja atau hari-release di perguruan tinggi setempat. Kursus Anda akan menemukan yang paling bermanfaat termasuk: NVQ di bidang Administrasi Bisnis pengembangan Pendidikan Internasional Diploma di bidang Administrasi Bisnis OCR Sertifikat Administrasi OCR Tinggi Tingkat Diploma Prosedur Administrasi dan Sekretaris kursus sekretaris City & Guilds Peran sekretaris senior atau eksekutif dipandang sebagai bergengsi Pekerjaan yang dapat membuka beberapa pintu karir yang menarik bagi Anda. Itu sebabnya banyak sekretaris sekarang milik organisasi seperti Institute of Chartered Sekretaris dan Administrator (ICSA) atau memiliki Chartered Institute of Personalia dan Pembangunan (CIPD) kualifikasi sebagai bagian dari pengembangan karir mereka. Kualifikasi CIPD sangat diakui oleh pengusaha di seluruh dunia. OK, aku tertarik ... Tapi apakah itu benar-benar pekerjaan untuk saya? Anda akan memerlukan kemampuan yang fantastis untuk multi-tugas dan keterampilan komunikasi yang baik untuk menjadi seorang sekretaris. Pengusaha akan mencari orang-orang dengan kualitas pribadi yang baik dan yang bergaul baik dengan orang-orang. Keterampilan yang terbaik akan mempersiapkan Anda untuk pekerjaan itu meliputi: keterampilan organisasi Baik manajemen waktu yang baik keterampilan komunikasi yang baik, tertulis dan lisan Kebijaksanaan Keyakinan dengan IT dan komputer paket Akurasi dan perhatian terhadap detail yang baik Kemampuan untuk tetap tenang dan bijaksana di bawah tekanan Diri Motivasi A Sikap cerah dan positif Anda juga harus memoles komputer dan telepon keterampilan Anda karena ini akan menjadi penting untuk pengusaha. Dalam masyarakat global saat ini yang dilihat sebagai keuntungan nyata jika Anda berbicara bahasa lain.