An executive secretary is a skilled

An executive secretary is a skilled professional with many responsibilities.
Related Articles
• A Summary of Qualifications on a Resume for an Executive Assistant
• The Difference Between a Secretary & an Executive Secretary
• Executive Secretary Salaries
• The Starting Salary for an Executive Secretary for a Hospital CEO
• What Is the Pay Scale for Executive Secretaries?
An executive secretary, also called an executive administrative assistant, performs clerical and organizational tasks but may also be responsible more complex tasks. In addition to routine secretarial functions such as filing, scheduling appointments, routing mail, taking minutes or typing documents, an executive secretary might conduct research, prepare reports for senior administration staff or supervise clerical staff. In some organizations, an executive secretary may negotiate with vendors, manage the corporate library or perform bookkeeping functions.
Education and Training
Although a high school graduate usually qualifies for an entry-level secretarial position, many organizations prefer or require that an executive secretary have a bachelor’s degree. College courses for this position include business English, mathematical literacy, computer graphics, business accounting, corporate communications, human resources management, presentation skills and extensive training in software applications, spreadsheets and word processing. An executive secretary may also receive training in video conferencing, phone systems and database management. Specialized training may be necessary for executive secretaries in some industries such as law or health care.
Interpersonal Skills
An executive secretary deals with many people from all levels of an organization as well as visitors, business associates and competitors. A pleasant and friendly personality is critical in this position. Other interpersonal skills such as patience, tact and the ability to maintain composure are also valuable. Good communication skills, both verbal and written, are a basic requirement for an executive secretary. In some organizations, especially those that do business internationally, a second language may also be a useful or even a required skill.
Related Reading: How Much Does an Executive Office Assistant Make?
Organization and Coordination
Organizational abilities are vital for an executive secretary, who must often manage paper and electronic files, databases and a variety of other projects. In addition to personal projects, the executive secretary may also be responsible for managing the files, databases and projects of one or more executives. These activities need good coordination and the executive secretary must be able to be assertive but polite in the face of conflicting demands. If an executive secretary serves multiple people, she must be able to adapt to different work and communication styles.
Other Characteristics
The executive secretary should have a strong sense of responsibility and might need to put in extra hours, depending on job demands. Autonomy must be balanced with teamwork, particularly if the secretary supports more than one executive. An executive secretary should be able to work with minimal supervision and direction. Although it is not a requirement for most positions, some executive secretaries choose to become certified in their field to demonstrate commitment, education and skill levels to prospective employers.

Hasil (Bahasa Indonesia) 2:

Sekretaris eksekutif adalah terampil profesional dengan banyak tanggung jawab.
Artikel Terkait
• Sebuah Ringkasan Kualifikasi pada Lanjutkan untuk Assistant Executive
• Perbedaan Antara Sekretaris & seorang Sekretaris Eksekutif
• Sekretaris Eksekutif Gaji
• The Memulai Gaji untuk Sekretaris Eksekutif untuk Rumah Sakit yang CEO
• Apa Skala Bayar untuk Executive Sekretaris?
Sebuah sekretaris eksekutif, juga disebut seorang asisten administrasi eksekutif, melakukan tugas-tugas administrasi dan organisasi, tetapi mungkin juga tugas jawab yang lebih kompleks. Selain fungsi rutin sekretaris seperti pengajuan, janji penjadwalan, routing mail, mengambil menit atau mengetik dokumen, sekretaris eksekutif mungkin melakukan penelitian, menyiapkan laporan untuk staf administrasi senior atau mengawasi staf administrasi. Dalam beberapa organisasi, sekretaris eksekutif dapat bernegosiasi dengan vendor, mengelola perpustakaan perusahaan atau melakukan fungsi pembukuan.
Pendidikan dan Pelatihan
Meskipun lulusan sekolah tinggi biasanya memenuhi syarat untuk posisi sekretaris entry-level, banyak organisasi lebih suka atau mengharuskan seorang sekretaris eksekutif memiliki sarjana. Kuliah kursus untuk posisi ini termasuk bisnis Inggris, melek huruf matematika, komputer grafis, akuntansi bisnis, komunikasi perusahaan, manajemen sumber daya manusia, kemampuan presentasi dan pelatihan yang luas dalam aplikasi perangkat lunak, spreadsheet dan pengolah kata. Seorang sekretaris eksekutif juga dapat menerima pelatihan di konferensi video, sistem telepon dan manajemen database. Pelatihan khusus mungkin diperlukan untuk sekretaris eksekutif di beberapa industri seperti hukum atau perawatan kesehatan.
Interpersonal Skills
Sebuah penawaran sekretaris eksekutif dengan banyak orang dari semua tingkat organisasi maupun pengunjung, rekan bisnis dan pesaing. Sebuah kepribadian yang menyenangkan dan ramah sangat penting dalam posisi ini. Keterampilan interpersonal lainnya seperti kesabaran, kebijaksanaan dan kemampuan untuk mempertahankan ketenangannya juga berharga. Keterampilan komunikasi yang baik, baik lisan dan tertulis, merupakan persyaratan dasar untuk sekretaris eksekutif. Dalam beberapa organisasi, terutama yang melakukan bisnis internasional, bahasa kedua mungkin juga menjadi berguna atau bahkan keterampilan yang diperlukan.
Reading Terkait: Berapa Kantor Eksekutif Asisten Membuat?
Organisasi dan Koordinasi
kemampuan Organisasi sangat penting untuk sekretaris eksekutif, yang sering harus mengelola kertas dan file elektronik, database dan berbagai proyek lainnya. Selain proyek-proyek pribadi, sekretaris eksekutif mungkin juga bertanggung jawab untuk mengelola file, database dan proyek-proyek dari satu atau lebih eksekutif. Kegiatan ini perlu koordinasi yang baik dan sekretaris eksekutif harus mampu bersikap tegas tapi sopan dalam menghadapi tuntutan yang saling bertentangan. Jika sekretaris eksekutif menyajikan beberapa orang, dia harus mampu beradaptasi dengan pekerjaan dan komunikasi gaya yang berbeda.
Karakteristik lain
Sekretaris eksekutif harus memiliki rasa tanggung jawab dan mungkin perlu untuk dimasukkan ke dalam jam tambahan, tergantung pada tuntutan pekerjaan. Otonomi harus diimbangi dengan kerja sama tim, terutama jika sekretaris mendukung lebih dari satu eksekutif. Seorang sekretaris eksekutif harus dapat bekerja dengan pengawasan dan arah minimal. Meskipun bukan persyaratan untuk sebagian posisi, beberapa sekretaris eksekutif memilih untuk menjadi bersertifikat di bidangnya untuk menunjukkan tingkat komitmen, pendidikan dan keterampilan untuk calon majikan.