The RedAid Health Insurance tender

The RedAid Health Insurance tender presented a real challenge for
HealthSoft, a software house that specialized in hospital and pharmacy software.
The tender’s main item was an integrative nationwide system for
online handling of fees charged by hospitals for services, by pharmacies for
prescriptions, by physicians for clinic visits and by medical laboratories for
tests. The tender also included a comprehensive patient’s personal health
information service to be made available through the Internet. The customer’s
Management Information System (MIS) Department was to develop
the home office modules, based on the existing software. In addition, the
MIS Department will purchase and install the hardware and communication
equipment according to the contractor’s specifications, see to the computerized
interfacing agreements required with RedAid’s suppliers of health
services, and instruct RedAid personnel in the new system’s operation. All
the systems were to be under tight security, with high reliability requisite for
all the components. The system was to become fully operative not later than
13 months after signing the contract, with the contractor fully responsible
for the quality and timely completion of all system parts.
Already at the beginning of preparing the RedAid tender proposal, the
HealthSoft tender team realized that they needed the professional support of
companies that specialize in software security and data communication. The
size of the anticipated programming load led the team to decide that a subcontractor
would carry out 60%–70% of the programming load. Cape-Code,
a very small software house located in a nearby suburb, was chosen as the
programming subcontractor on the basis of the lowest price proposed. Some
“breathing space” when preparing the proposal was obtained when the team
discovered that the new enhanced Medal Software’s product Version 5E of the
widely used Medal Version 5, a laboratory accounting software program,
included important new modules. These new modules for online external
authorization of patient credit and for the preparation of monthly accounts
for organizational customers like RedAid suited the tender requirements.
Medal’s developers had stressed the wide variety of their package’s interfacing
capabilities, which were touted as suited to almost any requirements. The
integration of Medal’s 5E version into the proposed software solved one of
the remaining difficulties hampering completion of the proposal and enabled
substantial reduction of development costs. Finally, HealthSoft signed agreements
with all the potential external participants – Lion Securities, Comcom
and Cape-Code, subcontractors for security, communication and programming,
respectively – that framed its responsibility for financial issues as well
as coordination between the various organizations.
The day HealthSoft was announced winner of the tender was one of satisfaction
and joy for the company. Within a few days, all the project teams
were working “at full speed”. Monthly coordination meetings were conducted
regularly. The subcontractors reported satisfactory progress
according to the project schedule. The first signs of alert appeared in the
tenth meeting. Comcom, the communication subcontractor, reported that
some of RedAid’s major suppliers had refused to supply the information
needed for planning the communication equipment to be installed on their
premises as they had not reached an agreement with RedAid on the issue. As
expected, Lion Securities, the security subcontractor, faced similar difficulties.
Both subcontractors declared that even if full cooperation was to be
achieved within a week, a one-month delay in completion of the project was
inevitable. Yet, Cape-Code people continued to express their satisfaction
with the progress of the development tasks they had undertaken. The next
coordination meeting was a special meeting, called after only two weeks, to
discuss the severe delays that had appeared in Cape-Code’s schedule. The
delays had been discovered by a HealthSoft team when it tried to coordinate
a planned integration test. At this late stage, HealthSoft found out that Cape-
Code had subcontracted the development task to another small software
house. It became clear that all the previous calming reports had not been
based on actual information; they were fabrications, meant to satisfy
HealthSoft people (and ensure regular income to Cape-Code).
Integration tests of the Cape-Code modules, begun 10 weeks behind
schedule, identified many more faults – of all kinds – than anticipated.
Correction time required exceeded that planned. About the same time, the
team assigned to integrate the Medal Version 5E software into the system
realized that the enhanced version was not operative for all new modules,
particularly the online external authorization of patients’ credit status. In
addition, the interfacing trials with other system modules failed. Medal
Software assigned a special team to complete the development of the missing
module parts and perform the necessary corrections. Though their efforts
were visible, successful completion of the software integration tests was
accomplished almost 20 weeks behind schedule.
The system test started 19 weeks behind schedule, with the same severity
of quality problems that had been observed at the integration phase.
Finally, about five months late, it became possible to install the hardware
and software equipment in RedAid’s main office and at its suppliers’ sites.
The three-week conversion phase of the project, begun 23 weeks behind
schedule, was, surprisingly, a great success, with no major faults discovered and
immediate repair of all faults that were revealed. However, the implementation
phase was a colossal failure: only one-third of the staff listed for training
actually participated in the instruction courses, and the majority of those
participating displayed insufficient preliminary knowledge of the new systems.
Success with supplier personnel was even lower. Only eight weeks later
could regular operation of the system begin, but with only about half of
RedAid’s suppliers integrated into the new system.
The project, a frustrating one for all who participated, ended with a series
of court claims. RedAid sued HealthSoft, and HealthSoft sued RedAid, Cape-
Code and Medal Software, the developers of the Medal software package.
Lion Securities and Comcom decided not to sue HealthSoft – despite the extra
costs they had incurred following RedAid’s lack of cooperation and the subsequent
obstacles raised to efficient performance of their parts in the project
– in expectation of continuing cooperation with HealthSoft on future projects.
The trials lasted for years. The only consolation was that the new
software, once in operation, was a great success, with many of RedAid’s management
admitting that the system worked well beyond their expectations.
You may ask yourself:

Hasil (Bahasa Indonesia) 1:

Tender asuransi kesehatan RedAid disajikan sebuah tantangan nyata untuk
HealthSoft, sebuah rumah perangkat lunak yang mengkhususkan diri dalam perangkat lunak rumah sakit dan farmasi.
tender item utama adalah sebuah sistem nasional yang integratif untuk
online penanganan biaya dibebankan oleh rumah sakit untuk layanan, oleh apotek untuk
resep, oleh dokter untuk kunjungan klinik dan Laboratorium Medik untuk
tes. Tender juga termasuk kesehatan pribadi pasien komprehensif
layanan informasi harus dibuat tersedia melalui Internet. Nasabah
Departemen sistem informasi manajemen (SIM) adalah untuk mengembangkan
modul rumah kantor, didasarkan pada perangkat lunak yang sudah ada. Selain itu,
Departemen MIS akan membeli dan menginstal hardware dan komunikasi
peralatan sesuai spesifikasi kontraktor, melihat terkomputerisasi
interfacing perjanjian yang diperlukan dengan RedAid's pemasok Kesehatan
Layanan, dan menginstruksikan RedAid personil operasi sistem yang baru. Semua
sistem itu harus di bawah pengamanan ketat, dengan syarat keandalan yang tinggi untuk
semua komponen. Sistem ini untuk menjadi sepenuhnya operasi tidak lebih dari
13 bulan setelah penandatanganan kontrak, dengan kontraktor bertanggung jawab sepenuhnya
untuk kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian semua sistem bagian.
sudah pada awal menyiapkan RedAid tender proposal,
HealthSoft tim tender menyadari bahwa mereka membutuhkan dukungan profesional
perusahaan yang mengkhususkan diri dalam perangkat lunak keamanan dan data komunikasi. The
ukuran beban pemrograman diantisipasi memimpin tim untuk memutuskan yang merupakan subkontraktor
akan membawa keluar 60%-70% beban pemrograman. Cape-kode,
rumah perangkat lunak sangat kecil yang terletak di pinggiran terdekat, dipilih sebagai
pemrograman subkontraktor atas dasar harga terendah diusulkan. Beberapa
"pernapasan ruang" ketika menyiapkan proposal diperoleh ketika tim
menemukan bahwa baru ditingkatkan medali Software produk versi 5E
luas digunakan medali versi 5, program perangkat lunak akuntansi laboratorium,
termasuk modul baru yang penting. Modul-modul baru ini untuk online eksternal
otorisasi kredit pasien dan untuk persiapan bulanan account
untuk pelanggan organisasi seperti RedAid sesuai persyaratan tender.
Medali di pengembang telah menekankan berbagai paket mereka mencampuri
kemampuan, yang sedang disebut-sebut sebagai cocok untuk hampir semua persyaratan.
Integrasi medali di 5E versi ke perangkat lunak yang diusulkan memecahkan salah satu
kesulitan sisa menghambat penyelesaian proposal dan diaktifkan
pengurangan substansial biaya pengembangan. Akhirnya, HealthSoft menandatangani perjanjian
dengan semua potensi eksternal peserta – singa sekuritas, Comcom
dan Cape-kode, subkontraktor untuk keamanan, komunikasi dan pemrograman,
masing-masing – yang dibingkai tanggung jawabnya untuk masalah keuangan serta
sebagai koordinasi antara berbagai organisasi.
hari HealthSoft diumumkan pemenang tender adalah salah satu kepuasan
dan sukacita bagi perusahaan. Dalam beberapa hari, Semua tim proyek
bekerja "kecepatan penuh". Pertemuan koordinasi bulanan dilakukan
secara teratur. Subkontraktor melaporkan perkembangan yang sangat menggembirakan
sesuai jadwal proyek. Tanda-tanda peringatan pertama muncul di
Rapat kesepuluh. Comcom, subkontraktor komunikasi, melaporkan bahwa
beberapa pemasok utama RedAid yang menolak untuk memasok informasi
diperlukan untuk perencanaan perangkat Infokom untuk diinstal pada mereka
denga karena mereka tidak mencapai kesepakatan dengan RedAid pada masalah. Sebagai
diharapkan, Lion sekuritas, subkontraktor keamanan, menghadapi kesulitan serupa.
subkontraktor kedua menyatakan bahwa bahkan jika kerja sama penuh untuk menjadi
tercapai dalam waktu seminggu, satu bulan keterlambatan dalam penyelesaian proyek adalah
tak terelakkan. Namun, Orang-orang Cape-kode terus Check kepuasan mereka
dengan kemajuan pembangunan tugas mereka yang telah dilakukan. Berikutnya
Rapat koordinasi adalah khusus pertemuan, disebut setelah dua minggu, untuk
membahas penundaan yang lama yang telah muncul di Cape-kode jadwal.
Penundaan telah ditemukan oleh tim HealthSoft ketika mencoba untuk mengkoordinasikan
tes direncanakan integrasi. Pada tahap ini terlambat, HealthSoft menemukan bahwa Cape-
kode telah subkontrak tugas pengembangan perangkat lunak kecil lain
rumah. Menjadi jelas bahwa semua laporan menenangkan sebelumnya tidak pernah
berdasarkan informasi yang sebenarnya; mereka adalah rekayasa, dimaksudkan untuk memenuhi
HealthSoft orang (dan menjamin penghasilan rutin ke Cape-kode).
tes integrasi kode-Cape modul, mulai 10 minggu di belakang
Jadwal, diidentifikasi banyak lebih banyak kesalahan-semua jenis – daripada yang diantisipasi.
waktu koreksi yang dibutuhkan melebihi yang direncanakan. Sekitar waktu yang sama,
tim yang ditugaskan untuk mengintegrasikan 5E medali versi perangkat lunak ke dalam sistem
menyadari bahwa versi yang disempurnakan itu tidak bekerja untuk semua modul baru,
terutama eksternal otorisasi daring pasien kredit status. Di
tambahan, Uji berinteraksi dengan modul sistem lain gagal. Medali
perangkat lunak ditugaskan tim khusus untuk menyelesaikan pengembangan hilang
modul bagian dan melakukan koreksi yang diperlukan. Meskipun upaya mereka
yang terlihat, berhasil menyelesaikan tes integrasi perangkat lunak
mencapai hampir 20 minggu di belakang jadwal.
sistem tes mulai 19 minggu di belakang jadwal, dengan tingkat keparahan sama
masalah kualitas yang telah dipelihara di fase integrasi.
akhirnya, sekitar lima bulan terlambat, itu menjadi mungkin untuk menginstal hardware
dan peralatan perangkat lunak di RedAid di kantor dan di situs para pemasoknya.
fase tiga minggu konversi proyek, mulai 23 minggu di belakang
jadwal, itu, mengherankan, sukses besar, dengan tidak ada kesalahan utama yang ditemukan dan
segera memperbaiki semua kesalahan yang diturunkan. Namun, penerapan
fase adalah kegagalan kolosal: hanya satu-sepertiga dari staf yang tercantum untuk pelatihan
benar-benar berpartisipasi dalam kursus instruksi, dan sebagian besar dari mereka
berpartisipasi ditampilkan cukup pengetahuan awal sistem baru.
sukses dengan pemasok personil adalah lebih rendah. Hanya delapan minggu kemudian
bisa memulai operasi rutin dari sistem, tetapi dengan hanya sekitar setengah dari
RedAid's pemasok diintegrasikan ke dalam sistem baru.
proyek, frustrasi satu untuk semua yang berpartisipasi, berakhir dengan seri
klaim lapangan. RedAid dituntut HealthSoft, dan HealthSoft digugat RedAid, Cape-
kode dan medali perangkat lunak, pengembang dari paket perangkat lunak medali.
Lion sekuritas dan Comcom memutuskan untuk tidak menuntut HealthSoft – meskipun tambahan
biaya mereka telah dikeluarkan setelah RedAid's kurangnya kerjasama dan berikutnya
rintangan yang dibangkitkan untuk kinerja efisien bagian mereka dalam proyek
-intensifikasi melanjutkan kerjasama dengan HealthSoft pada masa depan proyek.
percobaan berlangsung selama tahun. Satu-satunya hiburan adalah bahwa baru
perangkat lunak, setelah operasi itu sukses besar, dengan banyak RedAid di manajemen
mengakui bahwa sistem bekerja jauh melebihi harapan mereka.
Anda mungkin bertanya pada diri sendiri: