SAP purchasing information records

SAP purchasing information records (“info records”) refers to key information stored in the SAP database that is integrated and shared across various modules in the system. Delivery lead time master data in particular, relates to the planned delivery lead time required by a vendor in order to fulfill purchase orders made by the Company; whilst minimum order quantity (“MOQ”) indicates the minimum purchase order quantity in accordance to the vendors’ purchasing terms.

Based on the info records maintained within the system and based on the Company’s production requirements, the SAP system will determine and propose the quantities and delivery dates in respect of the raw materials to be purchased automatically. A notification message will also be alerted to the purchaser in order to place orders based on its MOQ.

Through our audit, we noted that there is currently no formal process in place to review the validity and accuracy of delivery lead time. From our samples tested, we noted variances between the actual and planned delivery lead time ranging between 2-4 weeks. In addition, we note that MOQ of certain vendors has not been updated. We noted instances differences between info records MOQ and actual quantity ordered ranging between 4,000 – 9,000 units. Inaccurate and excessive planned delivery lead time and MOQ information impedes effective inventory management and consequently increased stock holding cost.

We understand that the planned delivery lead time and MOQ was originally estimated and set based on the first actual delivery lead time factored with additional buffer lead time and order quantities respectively. As such, the SAP proposed delivery timing and MOQ is not entirely accurate.

Accordingly, Purchasing Department currently manages the scheduled deliveries of purchase orders manually so as prevent earlier than required delivery of raw materials to keep inventory at optimal levels. In mitigation, Management performs periodic review on stock aging as part of its supply chain monitoring process.

Hasil (Bahasa Indonesia) 1:

SAP pembelian informasi catatan ("info records") mengacu pada informasi penting yang disimpan dalam database SAP yang terintegrasi dan dibagi pada berbagai modul dalam sistem. Pengiriman data time memimpin master khususnya berkaitan dengan pengiriman direncanakan lead time yang diperlukan oleh vendor untuk memenuhi pesanan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan; Sementara minimal order secra "" menunjukkan jumlah pesanan pembelian minimum sesuai dengan syarat-syarat pembelian peda. Berdasarkan catatan info dipelihara dalam sistem dan didasarkan pada kebutuhan produksi perusahaan, sistem SAP akan menentukan dan mengusulkan jumlah dan tanggal pengiriman dalam hal bahan baku untuk dibeli secara otomatis. Pesan pemberitahuan akan juga diberitahu kepada pembeli untuk menempatkan pesanan berdasarkan MOQ nya. Melalui audit kami, kami mencatat bahwa saat ini ada tidak ada proses formal di tempat untuk meninjau keabsahan dan ketepatan waktu pengiriman. Dari sampel kami diuji, kami mencatat varians antara waktu pengiriman yang sebenarnya dan direncanakan berkisar antara 2-4 minggu. Selain itu, kita perhatikan bahwa MOQ vendor tertentu tidak telah diperbarui. Kami mencatat kasus perbedaan antara catatan info MOQ dan sebenarnya kuantitas yang dipesan berkisar antara 4000-9.000 unit. Akurat dan berlebihan pengiriman direncanakan lead time dan MOQ informasi menghambat manajemen persediaan yang efektif dan akibatnya peningkatan saham memegang biaya.Kami memahami bahwa pengiriman direncanakan lead time dan MOQ awalnya diperkirakan dan diatur berdasarkan waktu pengiriman yang sebenarnya memimpin pertama diperhitungkan dengan jumlah waktu dan urutan yang memimpin penyangga tambahan masing-masing. Dengan demikian, SAP mengusulkan waktu pengiriman dan MOQ ini tidak sepenuhnya akurat. Dengan demikian, pembelian Departemen saat ini mengelola dijadwalkan pengiriman pesanan pembelian secara manual sehingga mencegah lebih awal dari jenis pengantaran bahan baku untuk menjaga persediaan pada tingkat optimal. Dalam mitigasi, manajemen melakukan tinjauan periodik pada saham penuaan sebagai bagian dari rantai pasokan proses pemantauan.

Hasil (Bahasa Indonesia) 2:

SAP pembelian catatan informasi ("info catatan") mengacu pada informasi kunci yang disimpan dalam database SAP yang terintegrasi dan berbagi di berbagai modul dalam sistem. Master data pengiriman lead time pada khususnya, berkaitan dengan rencana pengiriman memimpin waktu yang dibutuhkan oleh vendor untuk memenuhi pesanan pembelian yang dibuat oleh Perusahaan; sementara kuantitas minimum order ("MOQ") menunjukkan jumlah pesanan pembelian minimum sesuai dengan persyaratan pembelian vendor '. Berdasarkan catatan informasi dipertahankan dalam sistem dan berdasarkan persyaratan produksi Perseroan, sistem SAP akan menentukan dan mengusulkan jumlah dan tanggal pengiriman sehubungan dengan bahan baku yang akan dibeli secara otomatis. Sebuah pesan pemberitahuan juga akan diberitahu kepada pembeli untuk memesan berdasarkan pada MOQ. Melalui audit kami, kami mencatat bahwa saat ini belum ada proses formal di tempat untuk meninjau validitas dan akurasi pengiriman lead time. Dari sampel kami diuji, kita mencatat variasi antara waktu pengiriman yang aktual dan direncanakan berkisar antara 2-4 minggu. Selain itu, kami mencatat bahwa MOQ vendor tertentu belum diperbarui. Kami mencatat kasus perbedaan antara informasi catatan MOQ dan kuantitas yang sebenarnya memerintahkan berkisar antara 4.000 - 9.000 unit. Tidak akurat dan berlebihan lead time pengiriman yang direncanakan dan informasi MOQ menghambat manajemen persediaan yang efektif dan akibatnya meningkatkan saham memegang biaya. Kami memahami bahwa waktu pengiriman yang direncanakan dan MOQ awalnya diperkirakan dan ditetapkan berdasarkan pertama sebenarnya waktu pengiriman yang diperhitungkan dengan tambahan waktu penyangga lead dan jumlah pesanan masing-masing. Dengan demikian, SAP diusulkan waktu pengiriman dan MOQ tidak sepenuhnya akurat. Oleh karena itu, Departemen Pembelian saat ini mengelola pengiriman dijadwalkan pesanan pembelian secara manual sehingga mencegah lebih awal dari pengiriman diperlukan bahan baku untuk menjaga persediaan pada tingkat yang optimal. Dalam mitigasi, Manajemen melakukan penelaahan berkala pada saham penuaan sebagai bagian dari proses monitoring rantai pasokan.