Writing is one of the most importan

Writing is one of the most important and valued skills in the business world today. The introduction and development of electronic communications has increased the need for written correspondence. More so than ever before, there is a requirement to ensure clarity and effectiveness in the written message.

E-mails may have reduced the need for stationery and snail mail but they still require the writer to convey his thoughts clearly and concisely, following the principles of good business writing.

A business letter is a formal communication between people or companies and it is written to conduct some sort of business. For example, you might write to inform readers of specific information, create proposals for clients, make an arrangement, request a price list, thank someone for a service or apply for a job. It differs from personal letters exchanged by friends in both its layout and content.

Writing letters has some pitfalls and many people go to great lengths to avoid it. Even when it means losing the business or customers. The threat of facing a blank page or a bare computer screen can be more powerful than the need to write a letter.

Every person within an organization is in customer relations, so writing an effective business letter is an important skill for every employee, manager and business owner. Peter Drucker, the father of the science of office management, says, "As soon as you take one step up the career ladder your effectiveness depends on your ability to communicate your thoughts in writing and in speaking."

Writing a business letter takes planning. First of all, you must analyze your audience and determine your purpose. Whatever the aim, create your letter from these goals. Then you need to gather information, create an outline, write a draft, and revise it.

Business letters can be challenging to write, because you have to consider how to get your reader’s attention. Getting the reader's attention is a tough job. If your letter is long-winded, pompous, or says nothing of interest, you'll lose the reader.

Capture your reader's attention with a hard-hitting lead paragraph that goes straight to the point or offers an element of intrigue. Then, hook the reader's interest: the hook is often a clear statement of the reader's problems, needs, or wants. For example, if you are writing to a customer who received damaged goods, acknowledge the problem and then offer a solution.

If your letter is an offer of something (a service, a product, or a contract), state the features and the benefits of your offer in plain, simple English. Give the reader reasons why he or she should buy your product or sign the contract. That creates a demand for your product. Finally, make the action that you want the reader to take, clear and easy to understand.

When writing a business letter, you should follow the format of a standard business letter. The typical business letter usually consists of about six essential parts: the heading (and the date), the inside address, the salutation or greeting, the body of the letter, the complimentary close, and the signature.

The heading of the letter contains the full address of the sender. Most companies have letterhead with this information already imprinted. The inside address coincides with the address that appears on the envelope and contains the name, title and address of person to whom you are writing. The salutation adds a personal touch to your letter and should be consistent with the whole tone. Include the addressee's name and courtesy title along with the greeting. The body of the letter is where you write the purpose of the letter. The complimentary close should be relevant to the tone of the letter and the salutation. And, your signature should be hand written legibly below the complimentary close.

Try to organize your letter logically, making smooth transitions between sentences and paragraphs. It should be clear and concise, with short sentences and simple words. Use personal pronouns and active voice. Avoid me, I, we, us in the beginning of the letter. Avoid also formal and stuffy expressions (like "thanking you in advance", "as per", “be advised”, "in compliance with your request" or “enclosed herewith”), and don't use technical terms unless you are positive your reader will understand them as you do. You will never get what you're after, if your reader doesn't get the message.

Write positively and with confidence. Try to put yourself in the reader's shoes and to anticipate the reader's reaction to your comments. Don't be manipulative. Threatening, cajoling, begging, flattering, and making extravagant promises are manipulative and are usually ineffective. In fact, they may alienate the reader.

Don't ever forget to proof-read your letter. Check the spelling, particularly the name of the person and company. Minor errors in spelling, punctuation, and grammar hurt your credibility. Make sure that your letters look neat and tidy on the page. Sloppy appearance will detract from even a well-written letter.

When you send a business letter you create an image of you and your company in the reader's mind. When a reader scans a document he subconsciously builds a picture of the writer. The writer can project the image of a conscientious, energetic professional, or the image of a bored bureaucrat marking time with an antiquated company.

It is important to remember that a business letter is an official document. Of course, there are many other communications between people and companies, for instance telephone conversations, meetings and presentations. Still, a business letter is the most powerful communications tool for providing structured and considered information in a formal way.

Keep the letter to one page. Business people are busy and do not appreciate unnecessarily long letters. Most business letters are less than one A4 page long. If you need a second page for your letter, you should think about whether you could say want you want to say using less words.

An important factor in the readability of a letter is the chosen font. The generally accepted font is Times New Roman, size 12, although other fonts such as Arial may be used. When choosing a font, always consider your audience. If you are writing to a conservative company, you may want to use Times New Roman.

In most cases, the business letter will be the first impression that you make on someone. The way you write a letter and the etiquette you employ may have a significant impact on your success or failure in business. Failure to observe correct business letter etiquette can result in you adopting an inappropriate tone, causing offense or misunderstandings, lack of clarity or purpose and hostility or soured relations.

The best writers strive to write in a style that is so clear that their message cannot be misunderstood. Clarity should be the primary goal of your business writing style

Hasil (Bahasa Indonesia) 1:

Menulis adalah salah satu keterampilan yang paling penting dan berharga dalam dunia bisnis hari ini. Pengenalan dan pengembangan komunikasi elektronik telah meningkat kebutuhan untuk korespondensi tertulis. Lebih dari sebelumnya, ada persyaratan untuk memastikan kejelasan dan efektivitas dalam pesan tertulis.E-mail telah mengurangi kebutuhan untuk alat tulis dan siput mail tetapi mereka masih memerlukan penulis untuk menyampaikan pikiran jelas dan ringkas, mengikuti prinsip-prinsip bisnis yang baik menulis.Surat Bisnis adalah komunikasi formal antara orang atau perusahaan dan tertulis untuk melakukan semacam bisnis. Misalnya, Anda mungkin menulis untuk memberitahu pembaca informasi spesifik, membuat proposal untuk klien, membuat perjanjian, meminta daftar harga, terima kasih kepada seseorang untuk layanan atau melamar pekerjaan. Ini berbeda dari surat-surat pribadi yang dipertukarkan oleh teman-teman dalam tata letak dan konten.Menulis surat memiliki beberapa perangkap dan banyak orang berusaha keras untuk menghindarinya. Bahkan ketika itu berarti kehilangan bisnis atau pelanggan. Ancaman menghadap halaman kosong atau layar komputer telanjang dapat lebih kuat daripada perlu menulis surat.Setiap orang dalam organisasi ini dalam hubungan pelanggan, jadi menulis surat bisnis yang efektif adalah keahlian yang penting untuk setiap karyawan, manajer dan pemilik bisnis. Peter Drucker, ayah dari ilmu manajemen kantor, mengatakan, "segera setelah Anda mengambil satu langkah menaiki tangga karir efektivitas Anda tergantung pada kemampuan Anda untuk berkomunikasi pikiran Anda dalam menulis dan berbicara."Menulis surat bisnis membutuhkan perencanaan. Pertama-tama, Anda harus menganalisis audiens Anda dan menentukan tujuan Anda. Apa pun tujuan, membuat surat Anda dari tujuan-tujuan ini. Maka Anda perlu untuk mengumpulkan informasi, membuat garis besar, menulis sebuah rancangan dan merevisi.Surat Bisnis dapat menantang untuk menulis, karena Anda harus mempertimbangkan cara untuk mendapatkan perhatian pembaca Anda. Mendapatkan perhatian pembaca adalah pekerjaan yang sulit. Jika surat Anda bertele-tele, sombong, atau mengatakan apa-apa yang menarik, Anda akan kehilangan pembaca.Menangkap perhatian pembaca Anda dengan memukul keras memimpin sebuah paragraf yang pergi langsung ke titik atau menawarkan unsur intrik. Kemudian, menghubungkan minat pembaca: hook sering pernyataan yang jelas mengenai masalah pembaca, kebutuhan, atau ingin. Misalnya, jika Anda menulis kepada pelanggan yang menerima barang yang rusak, mengakui masalah dan kemudian menawarkan solusi.Apakah surat Anda tawaran sesuatu (layanan, produk, atau kontrak), negara fitur dan manfaat dari tawaran Anda di plain, Inggris sederhana. Memberi pembaca alasan mengapa ia harus membeli produk Anda atau menandatangani kontrak. Yang menciptakan permintaan untuk produk Anda. Akhirnya, membuat tindakan yang Anda ingin pembaca mengambil, jelas dan mudah dipahami.Saat menulis surat bisnis, Anda harus mengikuti format surat standar bisnis. Surat Bisnis khas biasanya terdiri dari sekitar enam bagian penting: judul (dan waktu), dalam alamat, salam atau sapaan, tubuh surat, dekat gratis dan tanda tangan.Judul dari Surat berisi alamat lengkap pengirim. Sebagian besar perusahaan memiliki kop surat dengan informasi ini sudah dicetak. Dalam alamat bertepatan dengan alamat yang muncul di amplop dan berisi nama, judul dan alamat orang kepada siapa Anda menulis. Salam menambahkan sentuhan pribadi ke surat Anda dan harus konsisten dengan seluruh nada. Termasuk penerima dari nama dan kesopanan judul seiring dengan salam. Tubuh Surat adalah mana Anda menulis tujuan dari surat. Dekat gratis harus relevan dengan nada surat dan panggilan. Dan, tanda tangan Anda harus ditulis dgn terang di bawah dekat gratis tangan.Cobalah untuk mengatur surat Anda secara logis, membuat smooth transisi antara kalimat dan paragraf. Itu harus jelas dan ringkas, dengan kalimat-kalimat pendek dan kata-kata sederhana. Menggunakan ganti dan suara aktif. Menghindari saya, saya, kami, kami di awal surat. Menghindari juga ekspresi formal dan pengap (seperti "berterima kasih kepada Anda di muka", "sesuai", "diberitahukan", "sesuai dengan permintaan Anda" atau "tertutup dengan ini"), dan tidak menggunakan istilah-istilah teknis kecuali Anda positif pembaca Anda akan memahami mereka seperti yang Anda lakukan. Anda tidak akan mendapatkan apa yang Anda setelah, jika pembaca Anda tidak mendapatkan pesan.Menulis positif dan dengan keyakinan. Cobalah untuk menempatkan diri dalam sepatu pembaca dan untuk mengantisipasi reaksi pembaca komentar Anda. Jangan manipulatif. Mengancam, membujuk, mengemis, menyanjung, dan membuat janji-janji mewah manipulatif dan biasanya tidak efektif. Pada kenyataannya, mereka mungkin mengasingkan pembaca.Jangan pernah lupa untuk bukti-membaca surat Anda. Memeriksa ejaan, terutama nama pribadi dan perusahaan. Minor kesalahan dalam ejaan, tata bahasa dan tanda baca melukai kredibilitas Anda. Pastikan bahwa surat-surat Anda terlihat rapi dan bersih pada halaman. Penampilan ceroboh akan mengurangi bahkan Surat ditulis dengan baik.Ketika Anda mengirim surat bisnis Anda membuat gambar Anda dan perusahaan Anda dalam pikiran pembaca. Ketika pembaca scan dokumen dia sadar membangun gambaran penulis. Penulis dapat memproyeksikan citra profesional yang teliti, energik, atau gambar dari seorang birokrat bosan menandai waktu dengan perusahaan kuno.Hal ini penting untuk diingat bahwa surat bisnis dokumen resmi. Tentu saja, ada banyak komunikasi antara orang-orang dan perusahaan, misalnya percakapan, Rapat dan presentasi. Namun, sebuah surat bisnis adalah alat komunikasi yang paling ampuh untuk menyediakan informasi terstruktur dan dianggap secara formal.Menjaga Surat satu halaman. Orang bisnis sibuk dan tidak menghargai Surat-surat tidak perlu lama. Kebanyakan surat bisnis yang kurang dari satu halaman A4 panjang. Jika Anda memerlukan halaman kedua untuk surat Anda, Anda harus berpikir tentang apakah Anda bisa mengatakan ingin yang ingin Anda katakan menggunakan kata-kata kurang.Faktor penting dalam pembacaan Surat adalah font pilihan. Font yang umumnya diterima adalah Times New Roman, ukuran 12, meskipun font lain seperti Arial dapat digunakan. Ketika memilih font, selalu mempertimbangkan audiens Anda. Jika Anda menulis untuk sebuah perusahaan yang konservatif, Anda mungkin ingin menggunakan Times New Roman.Dalam kebanyakan kasus, Surat Bisnis akan kesan pertama bahwa Anda membuat pada seseorang. Cara Anda menulis surat dan Etiket yang Anda mempekerjakan mungkin memiliki dampak yang signifikan pada keberhasilan atau kegagalan dalam bisnis. Kegagalan untuk mengamati benar bisnis Surat Etiket dapat mengakibatkan Anda mengadopsi nada tidak pantas, menyebabkan pelanggaran atau kesalahpahaman, kurangnya kejelasan atau tujuan dan permusuhan atau hubungan memburuk.Penulis terbaik berusaha menulis dalam gaya yang sangat jelas bahwa pesan mereka tidak dapat disalahartikan. Kejelasan harus menjadi tujuan utama dari bisnis Anda gaya penulisan

Hasil (Bahasa Indonesia) 2:

Menulis adalah salah satu keterampilan yang paling penting dan berharga dalam dunia bisnis saat ini. Pengenalan dan pengembangan komunikasi elektronik telah meningkatkan kebutuhan untuk korespondensi tertulis. Lebih dari sebelumnya, ada persyaratan untuk memastikan kejelasan dan efektivitas dalam pesan tertulis. E-mail mungkin telah mengurangi kebutuhan untuk alat tulis dan snail mail tetapi mereka masih memerlukan penulis untuk menyampaikan pikirannya jelas dan ringkas, mengikuti prinsip-prinsip penulisan bisnis yang baik. Sebuah surat bisnis adalah komunikasi formal antara orang atau perusahaan dan ditulis untuk melakukan semacam bisnis. Sebagai contoh, Anda mungkin menulis untuk menginformasikan pembaca informasi spesifik, membuat proposal untuk klien, membuat pengaturan, meminta daftar harga, terima seseorang untuk layanan atau melamar pekerjaan. Ini berbeda dari surat-surat pribadi yang dipertukarkan oleh teman-teman di kedua tata letak dan konten. Menulis surat memiliki beberapa perangkap dan banyak orang berusaha keras untuk menghindarinya. Bahkan ketika itu berarti kehilangan bisnis atau pelanggan. Ancaman yang dihadapi sebuah halaman kosong atau layar komputer telanjang bisa lebih kuat daripada kebutuhan untuk menulis surat. Setiap orang dalam suatu organisasi adalah dalam hubungan pelanggan, sehingga menulis surat bisnis yang efektif merupakan keterampilan penting bagi setiap karyawan, manajer dan pemilik bisnis. Peter Drucker, bapak ilmu manajemen kantor, mengatakan, "Segera setelah Anda mengambil satu langkah menaiki tangga karir efektivitas Anda tergantung pada kemampuan Anda untuk mengkomunikasikan pikiran Anda dalam menulis dan berbicara." Menulis surat bisnis membutuhkan perencanaan. Pertama-tama, Anda harus menganalisis audiens Anda dan menentukan tujuan Anda. Apapun tujuannya, membuat surat Anda dari tujuan-tujuan tersebut. Maka Anda perlu untuk mengumpulkan informasi, membuat garis, menulis draft, dan merevisinya. Huruf Bisnis dapat menantang untuk menulis, karena Anda harus mempertimbangkan bagaimana untuk mendapatkan perhatian pembaca Anda. Mendapatkan perhatian pembaca adalah pekerjaan yang sulit. Jika surat Anda bertele-tele, sombong, atau mengatakan apa-apa yang menarik, Anda akan kehilangan pembaca. Menangkap perhatian pembaca Anda dengan paragraf memimpin memukul keras yang masuk langsung ke titik atau menawarkan unsur intrik. Kemudian, hook minat pembaca: hook sering merupakan pernyataan yang jelas tentang masalah pembaca, kebutuhan, atau keinginan. Misalnya, jika Anda menulis untuk seorang pelanggan yang diterima rusak barang, mengakui masalah dan kemudian menawarkan solusi. Jika surat Anda adalah tawaran dari sesuatu (layanan, produk, atau kontrak), negara fitur dan manfaat dari penawaran Anda di dataran, bahasa Inggris sederhana. Berikan alasan mengapa pembaca dia harus membeli produk atau menandatangani kontrak. Yang menciptakan permintaan untuk produk Anda. Akhirnya, membuat tindakan yang ingin Anda pembaca untuk mengambil, jelas dan mudah dimengerti. Ketika menulis surat bisnis, Anda harus mengikuti format surat bisnis standar. Surat bisnis yang khas biasanya terdiri dari sekitar enam bagian penting: judul (dan tanggal), dalam alamat, salam atau ucapan, tubuh surat, gratis dekat, dan tanda tangan. The judul surat berisi alamat lengkap pengirim. Sebagian besar perusahaan telah kop surat dengan informasi ini sudah tercetak. Dalam alamat bertepatan dengan alamat yang muncul pada amplop dan berisi nama, judul dan alamat orang kepada siapa Anda menulis. Salam menambahkan sentuhan pribadi untuk surat Anda dan harus konsisten dengan seluruh nada. Sertakan nama dan kesopanan judul penerima bersama dengan salam. Tubuh surat itu adalah di mana Anda menulis tujuan surat tersebut. Gratis dekat harus relevan dengan nada surat dan salam. Dan, tanda tangan Anda harus ditulis tangan terbaca di bawah gratis dekat. Cobalah untuk mengatur surat Anda secara logis, membuat transisi halus antara kalimat dan paragraf. Ini harus jelas dan ringkas, dengan kalimat-kalimat pendek dan kata-kata sederhana. Gunakan kata ganti pribadi dan suara aktif. Menghindari saya, saya, kami, kami di awal surat itu. Hindari juga ekspresi formal dan pengap (seperti "berterima kasih kepada Anda di muka", "sesuai", "disarankan", "sesuai dengan permintaan Anda" atau "tertutup dengan ini"), dan tidak menggunakan istilah teknis kecuali Anda positif pembaca Anda akan memahami mereka seperti yang Anda lakukan. Anda tidak akan pernah mendapatkan apa yang Anda harapkan, jika pembaca Anda tidak mendapatkan pesan. Menulis positif dan dengan percaya diri. Cobalah untuk menempatkan diri Anda pada posisi pembaca dan untuk mengantisipasi reaksi pembaca untuk komentar Anda. Jangan manipulatif. Mengancam, membujuk, memohon, menyanjung, dan membuat janji-janji boros adalah manipulatif dan biasanya tidak efektif. Bahkan, mereka mungkin mengasingkan pembaca. Jangan pernah lupa untuk surat bukti-membaca Anda. Periksa ejaan, khususnya nama orang dan perusahaan. Kesalahan kecil dalam ejaan, tanda baca, dan tata bahasa menyakiti kredibilitas Anda. Pastikan bahwa surat-surat Anda terlihat rapi dan rapi pada halaman. Penampilan ceroboh akan mengurangi bahkan surat yang ditulis dengan baik. Ketika Anda mengirim surat bisnis Anda membuat gambar Anda dan perusahaan Anda dalam pikiran pembaca. Ketika pembaca memindai dokumen ia sadar membangun gambaran penulis. Penulis dapat memproyeksikan citra teliti, profesional energik, atau citra birokrat bosan menandai waktu dengan sebuah perusahaan kuno. Hal ini penting untuk diingat bahwa surat bisnis adalah dokumen resmi. Tentu saja, ada banyak komunikasi lainnya antara orang dan perusahaan, misalnya telepon percakapan, pertemuan dan presentasi. Namun, surat bisnis adalah alat komunikasi yang paling ampuh untuk memberikan informasi terstruktur dan dipertimbangkan dengan cara formal. Terus surat untuk satu halaman. Orang bisnis yang sibuk dan tidak menghargai surat tidak perlu panjang. Kebanyakan surat bisnis kurang dari satu halaman A4 panjang. Jika Anda memerlukan halaman kedua untuk surat Anda, Anda harus berpikir tentang apakah Anda bisa mengatakan ingin Anda ingin mengatakan menggunakan kata-kata yang kurang. Salah satu faktor penting dalam pembacaan surat adalah font yang dipilih. Font yang berlaku umum adalah Times New Roman, ukuran 12, meskipun font lain seperti Arial dapat digunakan. Ketika memilih font, selalu mempertimbangkan audiens Anda. Jika Anda menulis untuk sebuah perusahaan konservatif, Anda mungkin ingin menggunakan Times New Roman. Dalam kebanyakan kasus, surat bisnis akan menjadi kesan pertama yang Anda buat pada seseorang. Cara Anda menulis surat dan etiket Anda mempekerjakan mungkin memiliki dampak yang signifikan terhadap keberhasilan atau kegagalan dalam bisnis. Kegagalan untuk mengamati benar surat bisnis etiket dapat mengakibatkan Anda mengadopsi nada yang tidak pantas, menyebabkan pelanggaran atau kesalahpahaman, ketidakjelasan atau tujuan dan permusuhan atau hubungan memburuk. Para penulis terbaik berusaha untuk menulis dengan gaya yang begitu jelas bahwa pesan mereka tidak bisa disalahpahami. Kejelasan harus menjadi tujuan utama dari gaya penulisan bisnis Anda