In all the above cases, that is in

In all the above cases, that is in all the structures above,

There are people working at different levels of the hierarchical structure.
They have different responsibilities and goals depending on the positions that they hold within the organisation.
The number of employees in each department or level will depend on the size of the organisation or the structure of the organisation.
The number of levels in each organisation’s structure will depend on the nature of the business.

Some organisations may have a high hierarchical structure while some others may have a small structure with fewer levels. A matrix structure is sometimes set up when working on projects and similar tasks, where people from different departments or regions work together to accomplish a task

What is communication? Communication is the process of exchanging ideas, facts, information, opinion, experiences, etc, between two or more organisations or departments or people. To achieve this in a business environment effectively, there have to be proper communication channels in place in the organisation.

Communication in an organisation creates a form of communication channel that can be used to carry information across various areas of the business, across to customers and across various partners and businesses. Communication channels function both vertically up and down the hierarchical structure (i.e. from employees to top management and from top management to employees) and laterally (horizontally) between departments. Supervisors or team leaders act as mediators or facilitators for communication between employees and higher management and also ensure that the communication is accurate and on time. Basically communication channels are human relationship chains within the organisation and between organisations.
Source: slideshare.net

Communication channels could be formal or informal, temporary (situational) or permanent.

Formal communication channel – This channel is systematic, is defined and has a permanent structure. It depends on the organisational structure and follows only that path of communication. Although the flow of information is limited, it is safe, orderly and under control. It can lead and avoid errors and miscommunications depending on circumstances and situations.

Informal communication channel – This channel is not defined or systematic and does not have a permanent structure. The communication between employees takes place when necessary and in between different areas of the organisation structure as and when required. This form of communication is faster, but is not always acceptable as it can bypass organisational procedures and hence has to be achieved with great care and caution.

Temporary or situational communication channel – This form of communication channel is created when necessary, for urgent or one off communications.

Permanent communication channel – This is also a form of formal communication channel and communications take place only in the specified path within the specified structure.

Our organisation works with a combination of all the above communication channels as it is a local authority and deals with various departments.
Source: pixshark.com

For all of the above types of communication channels, we have different modes of communications that we use in the organisation.

They are:

Emails – This method is used for communication within the team and between various departments and structures of the organisation.

Faxes – Faxes are used when transmitting highly confidential information across to departments that are located in different areas within the organisation.

Reports – Reports are used to communicate information in a methodical and structured way and to compare data across different timescales or departments. These are also used to monitor performance.

Telephones and mobiles – These are used to communicate between staff who work in different departments and areas and with clients.

Face to face – This happens within the team, in meetings, when other staff visit the area office, when clients visit area office, etc.

For the first part to this unit, please follow the link below.

Meet and Welcome Visitors - Procedures, Purpose and Responsibilities

I hope you found the information here useful and interesting. Please do not hesitate to feedback and share your thoughts and experiences.

Thank you for stopping by.

Livingsta.


A kind note to NVQ candidates:

This is only for reference and please do not reproduce. Also, please relate to your business environment and job description while writing down your units. All the best!

Hasil (Bahasa Indonesia) 1:

Dalam semua kasus di atas, itu adalah dalam struktur-struktur di atas, Ada orang yang bekerja pada tingkat yang berbeda dari struktur hirarkis. Mereka memiliki tanggung jawab yang berbeda dan tujuan tergantung pada posisi yang mereka pegang dalam organisasi. Jumlah karyawan di setiap departemen atau tingkat akan tergantung pada ukuran organisasi atau struktur organisasi. Jumlah tingkat dalam struktur masing-masing organisasi tergantung pada sifat bisnis.Beberapa organisasi mungkin memiliki struktur hirarkis tinggi sementara beberapa orang lain mungkin memiliki sebuah struktur kecil dengan tingkat yang lebih sedikit. Struktur matriks kadang-kadang diatur ketika bekerja pada proyek-proyek dan tugas-tugas yang sama, dimana orang-orang dari Departemen yang berbeda atau daerah bekerja sama untuk menyelesaikan tugasApa itu komunikasi? Komunikasi adalah proses pertukaran ide-ide, fakta, informasi, pendapat, pengalaman, dll, antara dua atau lebih organisasi atau Departemen atau orang. Untuk mencapai hal ini dalam lingkungan bisnis yang efektif, harus ada saluran komunikasi yang tepat di tempat dalam organisasi.Komunikasi dalam organisasi menciptakan bentuk saluran komunikasi yang dapat digunakan untuk membawa informasi di berbagai bidang bisnis, di seluruh pelanggan dan di berbagai mitra dan bisnis. Komunikasi saluran fungsi vertikal naik turun struktur hirarkis (yaitu dari karyawan untuk manajemen puncak dan dari manajemen puncak sampai karyawan) dan lateral (horizontal) antara departemen. Pengawas atau pemimpin tim bertindak sebagai mediator atau fasilitator untuk komunikasi antara karyawan dan manajemen yang lebih tinggi dan juga memastikan bahwa komunikasi akurat dan tepat waktu. Pada dasarnya saluran komunikasi adalah rantai hubungan manusia dalam organisasi dan di antara organisasi.Sumber: slideshare.netSaluran komunikasi bisa formal maupun informal, sementara (situasional) atau permanen.Komunikasi formal saluran-saluran ini sistematis, didefinisikan dan memiliki struktur permanen. Itu tergantung pada struktur organisasi dan mengikuti hanya jalan komunikasi. Meskipun arus informasi terbatas, sangat aman, tertib dan terkendali. Dapat memimpin dan menghindari kesalahan dan miskomunikasi tergantung pada keadaan dan situasi.Komunikasi informal saluran-saluran ini tidak didefinisikan atau sistematik dan tidak memiliki struktur yang permanen. Komunikasi antara karyawan terjadi bila diperlukan dan di antara daerah yang berbeda dari struktur organisasi jika diperlukan. Bentuk komunikasi lebih cepat, tetapi tidak selalu dapat diterima seperti itu bisa bypass prosedur organisasi dan karenanya harus dicapai dengan perhatian besar dan perhatian.Saluran komunikasi sementara atau situasional-bentuk saluran komunikasi yang dibuat ketika diperlukan, untuk mendesak atau satu dari komunikasi.Saluran komunikasi permanen-ini juga merupakan bentuk saluran komunikasi formal dan komunikasi terjadi hanya di jalan yang ditetapkan dalam struktur tertentu.Organisasi kami bekerja dengan kombinasi dari semua jalur komunikasi di atas karena otoritas lokal dan berurusan dengan berbagai departemen.Sumber: pixshark.comUntuk semua jenis di atas saluran komunikasi, kami memiliki modus yang berbeda komunikasi yang kita gunakan dalam organisasi.Mereka adalah:Email-metode ini digunakan untuk komunikasi dalam tim dan di antara berbagai departemen dan struktur organisasi.Fax-Fax digunakan ketika mentransmisikan informasi yang sangat rahasia di kepada Departemen yang terletak di daerah yang berbeda dalam organisasi.Laporan-laporan yang digunakan untuk menyampaikan informasi dalam cara yang metodis dan terstruktur dan membandingkan data di skala waktu yang berbeda atau Departemen. Ini juga digunakan untuk memantau kinerja.Telepon dan mobiles – ini digunakan untuk berkomunikasi antara staf yang bekerja di departemen yang berbeda dan daerah dan dengan klien.Muka dengan muka – ini terjadi dalam tim dalam pertemuan, ketika staf lainnya mengunjungi kantor area, ketika klien mengunjungi area perkantoran, dll.Untuk bagian pertama untuk unit ini, silakan ikuti link di bawah ini.Bertemu dan menyambut pengunjung - prosedur, tujuan dan tanggung jawabSaya harap Anda menemukan informasi di sini berguna dan menarik. Harap jangan ragu untuk umpan balik dan berbagi pikiran dan pengalaman.Terima kasih untuk menghentikan oleh.Livingsta.Sebuah catatan yang baik untuk calon NVQ:Ini adalah hanya untuk referensi dan harap tidak mereproduksi. Juga, silakan berhubungan dengan deskripsi bisnis Anda lingkungan dan pekerjaan sementara menuliskan unit Anda. Yang Terbaik!