Local Swim Team Project Charter Pro

Local Swim Team Project Charter











Project Name: Swim Solver Consultants
Department: Swim Team
Focus Area: Swim Team Website
Product/Process: Website








Prepared By
Document Owner(s) Project/Organization Role
Sarah Hawkins Project Manager
Meng Vang Graphic Artist
Sam Rengel Web Developer



TABLE OF CONTENTS
1 PROJECT CHARTER PURPOSE
2 PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
3 PROJECT OVERVIEW
4 PROJECT SCOPE
4.1 Goals and Objectives
4.2 Project Deliverables
4.3 Deliverables Out of Scope
4.4 Project Estimated Costs & Duration
5 PROJECT CONDITIONS
5.1 Project Assumptions
5.2 Project Risks
5.4 Project Constraints
6 PROJECT STRUCTURE APPROACH
7 PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS





















1 PROJECT CHARTER PURPOSE
The purpose of the Local Swim Team Project Charter is to develop a user-friendly Web site. This Web site is intended to provide information to boys and girls between the ages of six and eighteen who are interested in joining the swim team.

2 PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
● The project’s goal is to create a web site for the local swim team that will allow team members, parents, coaches and prospective swimmers to stay up-to-date with team-related information.
● The objectives of the Swim Solver Consultants are to:
o Develop a website that will provide information to meetings and practices.
o Include pictures of the three assistant coaches and different swimmers at meetings and practices.
● The project scope includes the implementation of the swim team website. The website will include functionality to view meet and practice schedules, meet results, coaching information and other team-related news. The scope will not include any functionality relating to the concession stand volunteer schedule.
● When delivered, the website will allow the team and parents to easily stay up-to-date with team news and scheduling. The decision-making process will involve as few layers as reasonably possible, in order to be efficient. Configuration and functionality of the website will meet the needs put forth by the project sponsor.
● Risks associated with the implementation of the website include the time-frame and budgeting.
● The goal of the project is estimated to not exceed $1000.
● The project manager will provide a project plan to the sponsor no later than November 1st. The project plan will include a description of the work, schedules, budget, resource utilization plan, risk management plans, and administrative plan.
● An Iterative Approach to designing the website will be used in order to meet the scheduled website launch date and to remain within the Project budget.

3 PROJECT OVERVIEW
The coaches of the local swim team have been using both email and a team Facebook page to communicate with the kids and their parents in regards to meet and practice times as well as other team related news. This approach has been effective, but has proved to be very time consuming for the coaches. The coaches decided it would be in their best interests, along with the kids, to design a team website rather than using email and Facebook to keep the team and parents up-to-date. The new team website will allow both the kids and their parents to easily check times for practices or meets, see previous meet scores and times, read about other team news and even read about the coaches. The site will also serve as a way to market the swim team to other kids in the community who aren’t on the team.

4 PROJECT SCOPE
4.1 Goals and Objectives
Goals Objectives
This project will provide information about practices and the swim meet schedule for each season, post meet results, and eventually allows players to pay fees online. 1. Develop a Web site by November that allows the user to upload season schedule.
2. Integrate a new aspect to website where there is a drop box to upload meet results and stats.
3. Integrate a new aspect to website with “Pay Full Fees Now” in order to improve parent satisfaction by 30%.
4.2 Project Deliverables
Milestone Deliverable
1. Project Charter ● Identifies project needs, such as budget and time frame
● Creates acceptance to begin project
2. Project Management Plan ● Provides stakeholders with potential issues and risks
● Allows stakeholders with information relating to the project
3. Project Schedule ● Provides stakeholders and project team with an understanding of the different tasks that must be met by the requirements
4.3 Deliverables Out of Scope
The out of scope deliverable for this project is a website feature that allows the concession stand volunteers to check and update the volunteer schedule. Per discussion with the sponsor, this feature will not be included in the overall scope. It may be addressed in the future.
4.4 Project Estimated Costs & Duration
Project Milestone Date Estimate Deliverable(s) Included Confidence Level
Phase 1 November 15th, 2014 Identify the foundation requirements through preparing a business case.
Execute those requirements by designing preliminary stages of web site. Medium
Phase 2 December 15th, 2014 Complete the essential needs to allow users to interact with the website.
Receive feedback from users on what should be implemented into the website Low
Phase 3 January 1, 2015 Present completed website to executives Low

5 PROJECT CONDITIONS
5.1 Project Assumptions
● The website will provide information on swim meetings and practices for the season.
● The website will include pictures of the three assistant coaches and swimmers at meetings and practices.
● Parents want to include a volunteer schedule but the head coach believe this functionality can wait and should not be a part of the website for now.
5.2 Project Risks
# Risk Area Likelihood Risk Owner Project Impact-Mitigation Plan
1 Time-frame Low Sarah Hawkins More hours will be allocated to each project member to enhance development speed.
2 Budget Medium Sarah Hawkins Compromises can be made to meet the most critical portions of the project. Once more funds are made, more features may be included.
5.3 Project Constraints
● This project must be done by the end of January of 2015.
● The project must not exceed more than $1000.

6 Project Structure Approach
Due to the small scale and nature of this specific project, the Project Team will be using an Iterative approach to building the website. The Iterative approach will be more effective in this project environment because it allows the Project Team to work on the project while communicating with the Project Sponsor and end-users.
● Because the project is time-dependent, the Iterative Approach was chosen in lieu of a more structured approach. The Project Team can get valuable feedback from the end-users or Sponsor while being able to work on the website. This will allow the Project to be completed on schedule and within the budget.
● Project administration will include communication, quality, human resource and change management plans to ensure the Project Team meets the scheduled website launch date of January 2015. Having these plans in order will help keep the Project Team focused and organized when faced with adversity.

7 Project Team Organization Plans
The Project Sponsor is the head coach of the swim team, Dan Wimpfree. The Project Graphic Artists are Betty Stein and Meng Vang. The Project Web Developers Sam Rengel and Wayne Peterson. The Project Manager is Sarah Hawkins.

Hasil (Bahasa Indonesia) 2:

Proyek Swim Team lokal Piagam Nama Proyek: Berenang Solver Konsultan Departemen: Swim Team Focus Area: Swim Team Situs Produk / Proses: Situs Web Disiapkan oleh Dokumen Owner (s) Proyek / Organisasi Peran Sarah Hawkins Project Manager Meng Vang Graphic Artist Sam Rengel Web Developer TABLE ISI 1 PROYEK CHARTER TUJUAN 2 PROYEK RINGKASAN EKSEKUTIF 3 PROYEK GAMBARAN 4 SCOPE PROYEK 4.1 Tujuan dan Sasaran 4.2 Proyek kiriman 4.3 Kiriman Keluar dari Ruang Lingkup 4.4 Proyek Perkiraan Biaya & Durasi 5 KONDISI PROYEK 5.1 Asumsi Proyek 5,2 Proyek Resiko 5.4 Kendala Proyek 6 PROYEK STRUKTUR PENDEKATAN 7 PROYEK TIM ORGANISASI RENCANA 1 PROYEK CHARTER TUJUAN Tujuan dari Proyek Lokal Swim Team Charter adalah untuk mengembangkan situs Web yang user-friendly. Situs web ini dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada anak laki-laki dan perempuan antara usia enam dan delapan belas yang tertarik bergabung dengan tim renang. 2 PROYEK RINGKASAN EKSEKUTIF ● Tujuan proyek ini adalah untuk membuat situs web untuk tim renang lokal yang akan memungkinkan anggota tim, orang tua, pelatih dan calon perenang untuk tetap up-to-date dengan informasi-tim terkait. ● Tujuan dari Solver Konsultan Berenang adalah untuk:. o Mengembangkan sebuah website yang akan memberikan informasi kepada pertemuan dan praktek o Sertakan gambar tiga asisten pelatih dan perenang yang berbeda pada pertemuan dan praktek. ● Ruang lingkup proyek meliputi pelaksanaan website tim renang. Situs ini akan mencakup fungsi untuk melihat bertemu dan praktek jadwal, memenuhi hasil, pembinaan informasi dan berita-tim lain yang terkait. Ruang lingkup tidak akan mencakup fungsi yang berhubungan dengan jadwal konsesi berdiri relawan. ● Ketika disampaikan, website akan memungkinkan tim dan orang tua untuk dengan mudah tetap up-to-date dengan berita tim dan penjadwalan. Proses pengambilan keputusan akan melibatkan sedikitnya lapisan seperti yang mungkin terjadi, agar efisien. Konfigurasi dan fungsi dari website akan memenuhi kebutuhan yang diajukan oleh sponsor proyek. ● Risiko yang terkait dengan pelaksanaan website termasuk waktu-frame dan penganggaran. ● Tujuan dari proyek ini diperkirakan tidak melebihi $ 1.000. ● Proyek manajer akan memberikan rencana proyek untuk sponsor paling lambat tanggal 1 November. Rencana proyek akan mencakup deskripsi pekerjaan, jadwal, anggaran, rencana pemanfaatan sumber daya, rencana manajemen risiko, dan rencana administrasi. ● Pendekatan Iteratif untuk merancang website akan digunakan untuk memenuhi tanggal peluncuran website dijadwalkan dan tetap dalam proyek anggaran. 3 PROYEK TINJAUAN Para pelatih dari tim renang lokal telah menggunakan kedua email dan halaman Facebook tim untuk berkomunikasi dengan anak-anak dan orang tua mereka dalam hal memenuhi dan praktek kali serta tim terkait berita lainnya. Pendekatan ini telah efektif, tetapi telah terbukti sangat memakan waktu untuk pelatih. Para pelatih memutuskan akan berada dalam kepentingan terbaik mereka, bersama dengan anak-anak, untuk merancang sebuah situs web tim daripada menggunakan email dan Facebook untuk menjaga tim dan orang tua up-to-date. Situs tim baru akan memungkinkan kedua anak-anak dan orang tua mereka untuk dengan mudah memeriksa kali untuk praktek atau memenuhi, melihat bertemu skor dan waktu sebelumnya, membaca tentang berita tim lain dan bahkan membaca tentang pelatih. Situs ini juga akan berfungsi sebagai cara untuk memasarkan tim renang untuk anak-anak lain di masyarakat yang tidak di tim. 4 PROYEK LINGKUP 4.1 Tujuan dan Sasaran Tujuan Tujuan proyek ini akan memberikan informasi tentang praktik dan bertemu jadwal berenang untuk setiap musim, pasca bertemu hasil, dan akhirnya memungkinkan pemain untuk membayar biaya online. 1. Mengembangkan sebuah situs Web dengan November yang memungkinkan pengguna untuk meng-upload jadwal musim. 2. Mengintegrasikan aspek baru ke situs web di mana ada kotak drop untuk meng-upload bertemu hasil dan statistik. 3. Mengintegrasikan aspek baru ke situs web dengan "Membayar Biaya Penuh Sekarang" untuk meningkatkan kepuasan orangtua dengan 30%. 4.2 Proyek Deliverables Milestone Deliverable 1. Proyek Piagam ● Mengidentifikasi kebutuhan proyek, seperti anggaran dan kerangka waktu ● Menciptakan penerimaan untuk memulai proyek 2. Rencana Manajemen Proyek ● Menyediakan stakeholder dengan potensi masalah dan risiko ● Memungkinkan stakeholder dengan informasi yang berkaitan dengan proyek 3. Jadwal proyek ● Menyediakan stakeholder dan tim proyek dengan pemahaman tentang tugas yang berbeda yang harus dipenuhi oleh persyaratan 4.3 Deliverables Keluar dari Ruang Lingkup The keluar dari ruang lingkup penyampaian untuk proyek ini adalah fitur website yang memungkinkan konsesi berdiri relawan untuk memeriksa dan memperbarui Jadwal relawan. Per diskusi dengan sponsor, fitur ini tidak akan dimasukkan dalam lingkup keseluruhan. Ini dapat diatasi di masa depan. 4.4 Proyek Biaya Perkiraan & Durasi Proyek Milestone Tanggal Perkirakan Deliverable (s) Termasuk Confidence Level Tahap 1 15 November 2014 Mengidentifikasi persyaratan dasar melalui mempersiapkan kasus bisnis. Jalankan persyaratan dengan merancang tahap awal dari web situs. Sedang Tahap 2 15 Desember 2014 Lengkapi kebutuhan penting untuk memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan situs web. Menerima umpan balik dari pengguna tentang apa yang harus diimplementasikan ke dalam situs Rendah Tahap 3 1 Januari 2015 Hadir menyelesaikan situs eksekutif Rendah 5 KONDISI PROYEK 5.1 Proyek Asumsi ● Situs ini akan memberikan informasi tentang pertemuan berenang dan praktek untuk musim. ● Situs ini akan mencakup gambar dari tiga asisten pelatih dan perenang di pertemuan dan praktek. ● Orang tua ingin memasukkan jadwal relawan tapi pelatih kepala percaya fungsi ini dapat menunggu dan tidak harus menjadi bagian dari situs web untuk saat ini. 5.2 Proyek Resiko # Risiko di Area Kemungkinan Risiko Pemilik Proyek Rencana Dampak-Mitigasi 1 Waktu-frame Low Sarah Hawkins jam lebih akan dialokasikan untuk setiap anggota proyek untuk meningkatkan kecepatan pembangunan. 2 Anggaran Sedang Sarah Hawkins Kompromi dapat dibuat untuk memenuhi bagian yang paling penting dari proyek. Sekali lagi dana yang dibuat, lebih banyak fitur dapat dimasukkan. 5.3 Kendala Proyek ● Proyek ini harus dilakukan pada akhir Januari 2015. ● Proyek tidak boleh melebihi lebih dari $ 1000. Struktur Pendekatan 6 Proyek Karena skala kecil dan alam proyek khusus ini, Tim Proyek akan menggunakan pendekatan Iteratif untuk membangun website. Pendekatan Iteratif akan lebih efektif dalam lingkungan proyek ini karena memungkinkan Tim Proyek untuk bekerja pada proyek saat berkomunikasi dengan Sponsor Proyek dan pengguna akhir. ● Karena proyek ini adalah tergantung waktu, Pendekatan Iterative dipilih sebagai pengganti pendekatan yang lebih terstruktur. Tim Proyek bisa mendapatkan umpan balik yang berharga dari pengguna akhir atau Sponsor sementara bisa bekerja di website. Hal ini akan memungkinkan proyek yang akan selesai sesuai jadwal dan dalam anggaran. ● administrasi proyek akan meliputi komunikasi, kualitas, sumber daya manusia dan manajemen perubahan berencana untuk memastikan Tim Proyek memenuhi tanggal peluncuran situs dijadwalkan Januari 2015. Memiliki rencana ini agar akan membantu menjaga Tim Proyek fokus dan terorganisir ketika menghadapi kesulitan. 7 Tim Organisasi Proyek Rencana The Sponsor Proyek adalah pelatih kepala tim renang, Dan Wimpfree. Seniman Proyek Grafis adalah Betty Stein dan Meng Vang. Proyek Pengembang Web Sam Rengel dan Wayne Peterson. Project Manager adalah Sarah Hawkins.