Standard Operating Procedure (SOP)T

Standard Operating Procedure (SOP)
Title Receiving of materials
QA Signature Area Manager Signature
Date of signature Date of signature


Introduction: This document describes procedures to receive materials that will be stored in the warehouse.

Objective: To receive the incoming raw, printed and packaging materials.

Responsibility: Receiver, QC/QA, Product Development Coordinator, Purchasing Manager.


Section 1: Receiving General

The shipper/receiver will:

1.1 Inspect all incoming trucks for the following:

• The trucks must be covered and closed.

• Floorboards are dry and clean.

• No evidence of chemical spills, garbage, waste or spoiled foods.

• Insect and rodent activity.

• Bad odor.

• Make a note of the truck license plate or trailer number.

• Notify the Supervisor and QA of any issues.


1.2 Unload the shipment and inspect the condition of the shipment to ensure:

• All products are on clean pallets.

• No damaged cases or packages.

• No evidence of any non-food items or items that could contaminate the products being received.

• On receipt of damaged goods follow section 5.


1.3 Check the drivers slip to ensure the company states ‘Our Company’

1.4 Tag each skid with the product name and BV code and notify the Supervisor and QA of any issues.

1.5 Count the goods and compare the quantity, name, and lot numbers to the information stated on the shipping documents and company purchase order (PO). Investigate any discrepancies.

1.6 Complete the “Receiving Log” with the following information:

Product Information:
• Received date
• PO number
• RA-Code
• Description
• Weight in kg (if applicable)
• Lot number
• Quantity received
• Shipment Supplier
• Shipment Carrier

Vehicle Inspection:
• Visual inspection
• Odor inspection
• Pest / Rodent activity
• Truck/trailer number

Receiver’s initial

1.7 Once QC has applied the QC approved green stickers store product in the designated area.
1.8 For raw materials follow section 2.

1.9 For printed materials follow section 3.

1.10 For packaging components follow section 4.

Section 2: Receiving Raw Materials

The shipper/receiver will:

2.1 Follow section 1.

2.2 Place on hold labels on the skid/boxes.

2.3 Pass the PO with all relevant information to the QC department.

2.4 QC will take sample as per sampling procedure SOP New Raw Material Approval.

2.5 Once the goods are acceptable, QC will:

• Place a “QC Approved sticker” on the product.
• Tag the product with lot number, date received, product name, RA-code, purchase order number and quantity.
• Complete the “Receiving Log” with the following information:

QC Check
• Certificate of Analysis
• QC Approval
• Expiration Date
• Date of Rejection
• Date sample taken

QC inspector initial

2.6 Material deemed unacceptable (out of specification) will be tagged by QC as “on hold” and should be moved to the QC hold area.

2.7 Further testing would be done by QC/R&D supervisor and if the material is still out of specifications, it will be tagged with “QC Rejected” tags and noted as rejected in the receiving log.

2.8 Purchasing Manager will contact the supplier as to the action required for the rejected material i.e. to be returned, replaced, destroyed, etc.

2.9 Purchasing Manager will inform the Receiver and QC with the status of rejected material. QC will record the status of raw materials on original PO and return the original PO back to Purchasing Manager

2.10 QC will file the copy of PO in QC Rejected Material binder.


Section 3: Receiving Printed Materials

Printed materials include labels, printed bags, sleeves, printed boxes (not shippers), etc.

The shipper/receiver will:

3.1 Follow section 1.

3.2 Place on hold labels on each side of the skid/each box.

3.3 Place labels out side the label room and all other printed materials in the printed materials area.

3.4 Place the PO and associated documentation in the label room door holder for sampling and QC checking.

Label control will:

3.5 Remove 5 samples from each batch of labels/sleeves/bags/boxes/etc, write the new count on the roll/box/etc, attach the samples to the PO and receiving paperwork then pass to QC for inspection.

3.6 QC and the Product Development Coordinator will review the printed materials as per SOP: Label Control.

3.7 On receipt of the “approved green stickers” from the Product Development Coordinator, apply the ‘approved’ stickers over the ‘on hold’ stickers and store product in the designated area (i.e. label room or printed materials area).

• For printed materials stored on skids in the warehouse (outside of the label room) the Product Development Coordinator will also supply box tags containing the product name and code. These should be applied to the boxes (after the “approved green stickers”) and the quantity in each box should be written on the tag.

3.8 Material deemed unacceptable (out of specification) will be tagged by Product Development Coordinator as “rejected” and moved to the WHS or returned to the printer for replacement.

Section 4: Receiving Packaging components

The shipper/receiver will:

4.1 Follow section 1.

4.2 Pass the PO to the Purchasing Manager.

4.3 Store the materials in the designated area.


Section 5: Receipt of Damaged Goods

On receipt of a damaged shipment the shipper/receiver will:

5.1Take a photo of the damaged product (camera in supervisors office) and ensure the truck driver signs the receiving document as evidence.

5.2 Notify QC.

On being notified of a damaged shipment QC will:

5.3 Inspect the damaged product and note the damage on the PO.

5.4 Place the damaged product in sterile plastic bag (if required) in QC Detention Area, until notification is received from the Purchasing Manager to return or destroy.

5.5 Label damaged product with all information: name, lot#, quantity, report #, purchase order # and date.

5.6 Attach the picture to the signed Purchase Order and pass to the Purchasing Manager (or e-mail photo to the Purchasing Manager).

On receipt of a PO with damaged product the Purchasing Manager will:

5.7 Instruct QC to save for supplier’s inspection or for disposal.

5.8 Contact the supplier for a claim.

5.9 If product is to be disposed, follow SOP Product Disposal.


Documentation
Receiving Log G:ProductionReceiving Log
QC Rejected tags
QC On Hold tags.

Hasil (Bahasa Indonesia) 1:

Standard Operating Procedure (SOP)Judul menerima bahanTanda tangan tanda tangan Area Manager QA Tanggal penandatanganan tanggal penandatanganan Pendahuluan: Dokumen ini menjelaskan prosedur untuk menerima bahan-bahan yang akan disimpan dalam gudang.Tujuan: Untuk menerima masuk mentah, dicetak dan bahan kemasan.Tanggung jawab: Receiver, QC/QA, produk Koordinator, pembelian Manager.Bagian 1: Menerima UmumPengirim/penerima akan:1.1 memeriksa semua truk masuk untuk berikut:• Truk harus tertutup dan ditutup.• Lantai kering dan bersih.• Tidak ada bukti tumpahan bahan kimia, sampah, makanan sampah atau manja.• Kegiatan serangga dan hewan pengerat.• Bau.• Membuat catatan dari pelat truk atau trailer nomor.• Beritahu Supervisor dan QA tentang masalah apapun. 1.2 membongkar pengiriman dan memeriksa kondisi pengiriman untuk memastikan: • Semua produk adalah pada bersih palet.• Tidak ada kasus-kasus yang rusak atau paket. • Tidak ada bukti dari setiap non-makanan item atau item yang bisa mengkontaminasi produk yang diterima.• Penerimaan barang rusak mengikuti Bagian 5.1.3 memeriksa slip driver untuk memastikan perusahaan tersebut menyatakan 'Perusahaan kami'1.4 tag setiap selip dengan nama produk dan BV kode dan memberitahukan Supervisor dan QA tentang masalah apapun.1.5 menghitung barang dan membandingkan jumlah, nama, dan nomor lot untuk informasi yang dinyatakan pada pengiriman dokumen dan order pembelian perusahaan (PO). Menyelidiki setiap perbedaan.1.6 lengkap "Log menerima" dengan informasi berikut:Info Produk:• Menerima tanggal• PO nomor• RA-kode• Keterangan• Berat dalam kg (jika berlaku)• Nomor Lot • Jumlah yang diterima• Pengiriman pemasok• Pengiriman CarrierKendaraan inspeksi:• Pemeriksaan visual• Bau inspeksi• Hama / hewan pengerat aktivitas• Truk trailer nomor Penerima di awal1,7 setelah QC telah diterapkan QC disetujui stiker hijau menyimpan produk di daerah yang ditunjuk.1.8 untuk bahan baku mengikuti Bagian 2.1,9 untuk bahan cetakan ikuti bagian 3.1.10 untuk pengemasan komponen ikuti Bagian 4.Bagian 2: Menerima bahan baku Pengirim/penerima akan:2.1 mengikuti Bagian 1.2.2 tempat di tunggu label pada selip/kotak.2.3 melewati PO dengan semua informasi yang relevan ke departemen QC.2.4 QC akan mengambil sampel sesuai sampling prosedur SOP persetujuan bahan baku baru.2.5 setelah barang diterima, QC akan:• Tempat "stiker QC disetujui" pada produk.• Tag produk dengan nomor lot, tanggal diterima, nama produk, RA-kode, nomor pesanan pembelian dan kuantitas. • Mengisi "Log menerima" dengan informasi berikut: QC Check• Sertifikat analisis• QC persetujuan• Kadaluarsa• Tanggal penolakan • Tanggal sampel diambil Inspektur QC awal 2.6 bahan dianggap dapat diterima (dari spesifikasi) akan ditandai oleh QC sebagai "hold" dan harus pindah ke daerah terus QC.2.7 pengujian lebih lanjut akan dilakukan QC R & D pengawas dan jika bahan yang masih di luar spesifikasi, itu akan ditandai dengan "QC menolak" tag dan dicatat karena menolak menerima log.2.8 pembelian Manager akan menghubungi pemasok untuk tindakan yang diperlukan untuk material yang ditolak yaitu untuk kembali, diganti, dihancurkan, dll. 2.9 pembelian Manager akan memberitahu penerima dan QC dengan status material yang ditolak. QC akan merekam status bahan baku pada asli PO dan PO asli kembali ke Purchasing Manager2.10 QC akan mengajukan salinan PO di QC ditolak bahan pengikat.Bagian 3: Menerima materi dicetak Bahan cetakan termasuk label, dicetak tas, lengan, cetak kardus (tidak pengirim), dll.Pengirim/penerima akan:3.1 mengikuti Bagian 1.3.2 tempat di tunggu label pada setiap sisi selip/masing-masing kotak.3.3 tempat label sisi kamar label dan semua lain bahan di daerah bahan cetakan cetak.3.4 tempat PO dan dokumentasi yang terkait dalam pemegang pintu kamar label untuk pengambilan sampel dan memeriksa QC.Label kontrol akan:3.5 menghapus 5 sampel dari tiap batch label/lengan/tas/kotak/etc, menulis count baru pada roll/box/dll, melampirkan sampel ke PO dan menerima dokumen kemudian lulus ke QC untuk inspeksi.3.6 QC dan Koordinator pengembangan produk akan meninjau bahan cetakan sesuai SOP: Label kontrol.3.7 pada menerima "menyetujui stiker hijau" dari Koordinator pengembangan produk, berlaku stiker 'disetujui' atas 'ditahan' stiker dan menyimpan produk di daerah yang ditunjuk (yaitu label ruangan atau area bahan cetakan).• Untuk bahan cetakan disimpan pada menurun di gudang (di luar kamar label) akan produk Koordinator juga pasokan kotak tag yang berisi nama produk dan kode. Ini harus diterapkan untuk kotak (setelah "menyetujui stiker hijau") dan kuantitas di setiap kotak harus ditulis pada tag.3,8 bahan dianggap dapat diterima (dari spesifikasi) akan ditandai oleh Koordinator pengembangan produk sebagai "ditolak" dan pindah ke WHS atau kembali ke printer untuk penggantian.Bagian 4: Menerima pengemasan komponen Pengirim/penerima akan:4.1 mengikuti Bagian 1.4.2 melewati PO manajer pembelian.4.3 menyimpan bahan-bahan di daerah yang ditunjuk.Bagian 5: Penerimaan barang-barang yang rusakPada tanda terima pengiriman yang rusak pengirim/penerima akan:5.1Take a foto produk rusak (kamera di kantor pengawas) dan memastikan sopir truk menandatangani dokumen menerima sebagai bukti.5.2 memberitahu QC.Pada diberitahu pengangkutan rusak QC akan:5.3 Periksa produk rusak dan perhatikan kerusakan di PO.5.4 tempat produk rusak dalam kantong plastik yang steril (jika diperlukan) di QC penahanan sampai pemberitahuan diterima dari manajer pembelian mengembalikan atau memusnahkan.5.5 label rusak produk dengan semua informasi: nama, banyak #, kuantitas, laporan #, order pembelian # dan tanggal.5.6 melampirkan gambar untuk Order Pembelian ditandatangani dan lulus Purchasing Manager (atau e-mail foto untuk pembelian Manager).Pada penerimaan PO dengan produk rusak Purchasing Manager akan:5.7 menginstruksikan QC menyimpan untuk inspeksi pemasok atau untuk pembuangan.5.8 Hubungi pemasok untuk klaim.5.9 jika produk yang harus dibuang, ikuti SOP produk pembuangan.DokumentasiMenerima Log G:ProductionReceiving LogQC ditolak TagQC pada mengadakan tag.

Hasil (Bahasa Indonesia) 2:

Standard Operating Procedure (SOP)
Judul Menerima bahan
QA Signature Area Manager Signature
Tanggal Tanggal penandatanganan tanda tangan Pendahuluan: Dokumen ini menjelaskan prosedur untuk menerima materi yang akan disimpan di gudang. Tujuan: Untuk menerima masuk baku, cetak dan bahan kemasan . Tanggung Jawab:. receiver, QC / QA, Koordinator Pengembangan Produk, Pembelian Manajer Bagian 1: Menerima Umum The pengirim / penerima akan: 1.1 Periksa semua truk yang masuk sebagai berikut: . • truk harus tertutup dan ditutup • floorboards kering dan bersih. • Tidak ada bukti tumpahan bahan kimia, sampah, limbah atau makanan manja. • Serangga dan aktivitas hewan pengerat. • Bad bau. • Buat catatan dari plat truk atau nomor Trailer. • Beritahu Supervisor dan QA masalah apapun. 1.2 membongkar pengiriman dan memeriksa kondisi pengiriman untuk memastikan: • Semua produk yang palet bersih. • Tidak ada kasus yang rusak atau paket. • Tidak ada bukti dari setiap item non-makanan atau barang-barang yang dapat mencemari produk yang diterima. • pada penerimaan barang yang rusak ikuti bagian 5. 1.3 Periksa driver tergelincir untuk memastikan negara-negara perusahaan perusahaan kami ' 1,4 Tag setiap selip dengan nama produk dan kode BV dan memberitahu Supervisor dan QA masalah apapun. 1.5 Menghitung barang dan membandingkan kuantitas , nama, dan banyak nomor untuk informasi yang tertera pada dokumen pengiriman dan perusahaan pembelian order (PO). Menyelidiki perbedaan apapun. 1,6 Lengkapi "Menerima Log" dengan informasi berikut: Informasi Produk: • tanggal Diterima jumlah • PO • RA-Code • Deskripsi • Berat kg (jika ada) • Nomor Lot • Jumlah yang diterima • Pengiriman Pemasok • Shipment pembawa pemeriksaan Kendaraan: • Visual inspeksi • inspeksi Bau • kegiatan Hama / Rodent • Truck / jumlah cuplikan Penerima awal . 1,7 Setelah QC telah menerapkan QC disetujui produk stiker toko hijau di daerah yang ditunjuk 1,8 Untuk bahan baku ikuti bagian 2. 1.9 Untuk dicetak bahan ikuti bagian 3. 1.10 untuk komponen kemasan ikuti bagian 4. bagian 2: Menerima bahan Baku The pengirim / penerima akan: 2.1 follow bagian 1. . 2.2 Tempat ditahan label pada skid / kotak 2.3 Lulus PO dengan semua informasi yang relevan untuk . QC departemen 2,4 QC akan mengambil sampel sebagai per sampel prosedur SOP New Bahan Baku Persetujuan. 2.5 Setelah barang diterima, QC akan: . • Tempatkan "QC Disetujui stiker" pada produk • Tag produk dengan nomor lot, tanggal menerima, nama produk, RA-kode, jumlah dan kuantitas pesanan pembelian. • Lengkapi "menerima Log" dengan informasi berikut: QC Periksa • Certificate of Analysis • QC Persetujuan • Tanggal Kadaluarsa • Tanggal Penolakan sampel • Tanggal diambil QC inspector awal 2.6 Material dianggap tidak dapat diterima (dari spesifikasi) akan ditandai oleh QC sebagai "ditahan" dan harus pindah ke daerah terus QC. 2.7 pengujian lebih lanjut akan dilakukan oleh QC / R & D pengawas dan jika bahan masih keluar dari spesifikasi, itu akan ditandai dengan "QC ditolak" tag dan tercatat sebagai ditolak dalam log penerima. 2,8 Purchasing Manager akan menghubungi pemasok untuk tindakan yang diperlukan untuk bahan yaitu menolak untuk dikembalikan, diganti, hancur, dll 2,9 Purchasing Manager akan menginformasikan Receiver dan QC dengan status bahan ditolak. QC akan mencatat status bahan baku pada PO asli dan mengembalikan PO asli kembali ke Purchasing Manager 2.10 QC akan mengajukan salinan PO di QC Ditolak Bahan pengikat. Bagian 3: Menerima Bahan Dicetak bahan cetak termasuk label, tas dicetak, lengan, dicetak kotak (tidak pengirim), dll The pengirim / penerima akan: 3.1 Follow bagian 1. . 3.2 Tempat ditahan label pada setiap sisi selip / setiap kotak 3,3 Tempat label sisi ruangan label dan semua materi cetak lainnya di dicetak bahan daerah. 3,4 Tempatkan PO dan dokumentasi terkait dalam pemegang pintu kamar label untuk pengambilan sampel dan QC memeriksa. label kontrol akan: 3.5 Hapus 5 sampel dari setiap batch label / lengan / tas / kotak / etc, menulis count baru roll / box / dll, melampirkan sampel untuk PO dan menerima dokumen kemudian lolos ke QC untuk inspeksi. 3,6 QC dan Koordinator Pengembangan Produk akan meninjau materi cetak sesuai SOP: Label Control. 3.7 pada penerimaan "disetujui hijau stiker "dari Koordinator Pengembangan produk, menerapkan 'disetujui' stiker di atas 'ditahan' stiker dan produk toko di daerah yang ditunjuk (ruang yaitu label atau bahan cetakan area). • Untuk bahan cetak yang tersimpan pada meluncur di gudang (di luar ruang label) Koordinator Pengembangan produk juga akan menyediakan tag kotak yang berisi nama produk dan kode. Ini harus diterapkan pada kotak (setelah "disetujui stiker hijau") dan kuantitas di setiap kotak harus ditulis pada tag. 3.8 Material dianggap tidak dapat diterima (dari spesifikasi) akan ditandai oleh Koordinator Pengembangan Produk sebagai "menolak" dan pindah ke WHS atau dikembalikan ke printer untuk penggantian. bagian 4: Menerima komponen Packaging The pengirim / penerima akan: 4.1 Follow bagian 1. 4.2 Lulus PO untuk Purchasing Manager. 4,3 Toko bahan di daerah yang ditunjuk. bagian 5: penerimaan Barang rusak pada penerimaan kiriman yang rusak pengirim / penerima akan: 5.1Take foto dari produk yang rusak (kamera di kantor pengawas) dan memastikan sopir truk menandatangani dokumen penerima sebagai bukti. 5.2 Beritahu QC. pada pemberitahuan tentang pengiriman QC yang rusak akan: 5.3 Periksa produk yang rusak dan perhatikan kerusakan pada PO. 5,4 Tempatkan produk rusak dalam kantong plastik steril (jika diperlukan) di daerah QC Penahanan, sampai pemberitahuan diterima dari Purchasing Manager untuk kembali atau menghancurkan. 5.5 Label rusak produk dengan semua informasi. nama, banyak #, kuantitas, laporan #, pesanan pembelian # dan tanggal 5,6 Lampirkan gambar untuk Purchase Order ditandatangani dan lolos ke Purchasing Manager (atau e-mail foto ke Purchasing Manager) . pada penerimaan PO dengan produk yang rusak Purchasing Manager akan: . 5,7 Instruksikan QC untuk menyimpan untuk pemeriksaan pemasok atau untuk pembuangan . 5,8 Hubungi pemasok untuk klaim 5.9 Jika produk yang akan dibuang, ikuti SOP pembuangan produk. Dokumentasi Menerima Log G: ProductionReceiving Log QC tag Ditolak QC Pada tag Hold.