LOGISTICS NOTERoundtable discussion

LOGISTICS NOTE
Roundtable discussion
The role of civil society and domestic observer groups in
enhancing the integrity of electoral processes
27-29 July 2015
Jeddah, Kingdom of Saudi Arabia (KSA)


On behalf of the Electoral Assistance Division (EAD) of UNDPA, as well as the Organization of Islamic Cooperation (OIC) and the UNDP Regional Hub for Arab States in Amman we wish to thank you for having kindly accepted to participate in the roundtable on sharing experiences with OIC participants on the role of civil society and domestic observer groups in enhancing the integrity of electoral processes elections and election observation. Please find the few points below on logistics for your information:

Travel and DSA
UNDP Regional Hub for Arab States in Amman will be making your travel arrangements and will pay the DSA in accordance to your arrival and departure time. DSA (daily substance allowance) entitlement is $389/day in Jeddah, will be distributed in cash during the meeting period upon signing an F10 claim form, (we will provide you with a template of the form in Jeddah). The DSA is aimed to help participants in covering their accommodation and meals. You will be contacted by Ms. Sana Sharbati ([e-mail]) from UNDP Regional Hub for Arab States in Amman with regard to your ticket and other travel arrangements.

Travel arrangements and dates
Bookings will be made by UNDP Regional Hub for Arab States in Amman so that all participants will arrive in Jeddah on 26th July in order to be present for the roundtable opening in the morning of 27th. The return date is 29th July (evening) or the morning of 30th. Bookings have been already made and we have informed you accordingly. Once the tickets are finalized an e-ticket will be sent to you.

Visa and entry requirements
All visitors need a visa to enter Saudi Arabia. You should apply for a visa through visa agencies accredited to the Royal Embassy of Saudi Arabia. Your passport should be valid for a minimum period of 6 months from the date of entry into Saudi Arabia.

Saudi Arabia’s embassies/consulates ask for special visa numbers from their capital to issue the visa. OIC has kindly coordinated with the MFA of KSA to ensure authorization for visas and will be sent to all embassies/consulates concerned as soon as possible. We have already informed those of participants for whom such authorization has been received. Kindly contact the related Embassy or Consulate of Saudi Arabia to follow up on your visa if you have been already notified by EAD that your visa authorization has been issued.

Yellow fever vaccination is required for travelers arriving from countries with risk of yellow fever transmission.

Visa fees
For participants who have paid for their visas, kindly send the receipt/ stamp copy to Sana Sharbati [e-mail] for reimbursement.

Hasil (Bahasa Indonesia) 1:

CATATAN LOGISTIKDiskusi meja bundar Peran masyarakat sipil dan kelompok-kelompok pengamat domestik di meningkatkan integritas proses pemilihan 27-29 Juli 2015Jeddah, Kerajaan Arab Saudi (KSA)Atas nama dari Divisi bantuan pemilihan (EAD) dari UNDPA, serta organisasi kerjasama Islam (OKI) dan UNDP Hub Regional untuk negara-negara Arab di Amman yang kita ingin terima kasih karena telah ramah diterima untuk berpartisipasi dalam roundtable on berbagi pengalaman dengan OKI peserta pada peran masyarakat sipil dan pengamat domestik kelompok dalam meningkatkan integritas proses pemilihan pemilu dan Pilkada. Silakan menemukan beberapa poin di bawah ini pada logistik untuk informasi Anda:Perjalanan dan DSAUNDP Hub Regional untuk negara-negara Arab di Amman akan membuat pengaturan perjalanan dan akan membayar DSA sesuai untuk kedatangan dan keberangkatan Anda. DSA (uang saku substansi harian) hak adalah $389/ hari di Jeddah, akan didistribusikan tunai selama periode Rapat pada penandatanganan F10 formulir klaim, (kami akan menyediakan Anda dengan template bentuk di Jeddah). DSA ditujukan untuk membantu peserta dalam menutupi akomodasi dan makanan. Anda akan dihubungi oleh Ms. Sana Sharbati ([e-mail]) dari Hub Regional UNDP untuk negara-negara Arab di Amman tiket dan pengaturan perjalanan lainnya. Pengaturan perjalanan dan tanggal Pemesanan akan dilakukan oleh UNDP Hub Regional untuk negara-negara Arab di Amman sehingga semua peserta akan tiba di Jeddah pada 26 Juli untuk hadir untuk membuka di pagi hari 27 roundtable. Tanggal kembali adalah 29 Juli (malam) atau pagi hari 30. Pemesanan telah sudah dibuat dan kami telah memberitahu Anda sesuai. Setelah tiket selesai e-tiket akan dikirim kepada Anda.Persyaratan visa dan entriSemua pengunjung memerlukan visa untuk memasuki Arab Saudi. Anda harus mengajukan permohonan visa melalui visa lembaga akreditasi untuk Royal Embassy of Saudi Arabia. Paspor Anda harus berlaku minimal selama 6 bulan dari tanggal masuk ke Arab Saudi. Arab Saudi Kedutaan/Konsulat meminta visa khusus nomor dari modal mereka untuk mengeluarkan visa. OKI ramah telah dikoordinasikan dengan MFA KSA untuk memastikan otorisasi untuk visa dan akan dikirim ke semua Kedutaan/Konsulat khawatir secepat mungkin. Kami sudah memberitahu orang-orang peserta untuk siapa otorisasi tersebut telah diterima. Silakan menghubungi Kedutaan besar berhubungan atau Konsulat Arab Saudi untuk menindaklanjuti visa Anda jika Anda telah sudah diberitahu oleh EAD yang kuasa visa Anda telah dikeluarkan. Vaksinasi demam kuning diperlukan bagi para wisatawan yang datang dari negara-negara dengan risiko penularan demam kuning.Biaya visaUntuk peserta yang telah membayar untuk visa mereka, mohon kirimkan bukti / Cap salin ke Sana Sharbati [e-mail] untuk penggantian.

Hasil (Bahasa Indonesia) 2:

LOGISTIK CATATAN
diskusi Roundtable
Peran masyarakat sipil dan kelompok-kelompok pengamat dalam negeri
meningkatkan integritas proses pemilihan
27-29 Juli 2015
Jeddah, Kerajaan Saudi Arabia (KSA) Atas nama Divisi Bantuan Pemilihan (EAD) dari UNDPA, serta Organisasi Kerjasama Islam (OKI) dan UNDP Regional Hub untuk Negara Arab di Amman kami ingin mengucapkan terima kasih karena telah menerima hormat untuk berpartisipasi dalam roundtable untuk berbagi pengalaman dengan peserta OKI tentang peran masyarakat sipil dan kelompok-kelompok pengamat dalam negeri dalam meningkatkan integritas proses pemilihan pemilu dan pemantau pemilu. Silakan menemukan beberapa poin di bawah logistik untuk informasi anda: Perjalanan dan DSA UNDP Regional Hub untuk Negara Arab di Amman akan membuat pengaturan perjalanan Anda dan akan membayar DSA sesuai dengan kedatangan dan keberangkatan waktu Anda. DSA (tunjangan substansi setiap hari) hak adalah $ 389 / hari di Jeddah, akan didistribusikan dalam bentuk tunai selama periode pertemuan pada saat penandatanganan formulir F10 klaim, (kami akan memberikan Anda dengan template dari bentuk di Jeddah). DSA ditujukan untuk membantu peserta dalam meliput akomodasi dan makanan mereka. Anda akan dihubungi oleh Ibu Sana Sharbati ([e-mail]) dari UNDP Regional Hub untuk Negara Arab di Amman berkaitan dengan tiket Anda dan pengaturan perjalanan lainnya. Perjalanan pengaturan dan tanggal Pemesanan akan dilakukan oleh UNDP Regional Hub untuk Negara Arab di Amman sehingga semua peserta akan tiba di Jeddah pada 26 Juli di rangka untuk hadir untuk pembukaan meja bundar di pagi hari tanggal 27. Tanggal kembali adalah 29 Juli (malam) atau pagi hari tanggal 30. Pemesanan telah sudah dibuat dan kami telah memberitahu Anda sesuai. Setelah tiket diselesaikan e-tiket akan dikirim kepada Anda. Visa dan persyaratan masuk Semua pengunjung memerlukan visa untuk memasuki Arab Saudi. Anda harus mengajukan permohonan visa melalui agen-agen visa terakreditasi ke Royal Kedutaan Arab Saudi. Paspor harus berlaku untuk jangka waktu minimal 6 bulan dari tanggal masuk ke Arab Saudi. kedutaan Arab Saudi / konsulat meminta visa khusus dari modal mereka untuk mengeluarkan visa. OKI telah berbaik hati dikoordinasikan dengan MFA dari KSA untuk memastikan otorisasi visa dan akan dikirim ke semua kedutaan / konsulat bersangkutan sesegera mungkin. Kami telah diberitahu mereka peserta untuk siapa otorisasi tersebut telah diterima. Mohon menghubungi Kedutaan terkait atau Konsulat Arab Saudi untuk menindaklanjuti visa Anda jika Anda telah sudah diberitahu oleh EAD bahwa otorisasi visa Anda telah dikeluarkan. vaksinasi demam kuning diperlukan untuk wisatawan yang datang dari negara-negara dengan risiko penularan demam kuning. Visa Biaya Bagi peserta yang telah membayar untuk visa mereka, silakan mengirimkan salinan tanda terima / cap untuk Sana Sharbati [e-mail] untuk penggantian.