That's what Anne Marie said when sh

That's what Anne Marie said when she gave Rosa the phone message the other day. Not very helpful.
Here are some other messages taken in my small business:
"Someone called with a G in her name."
"Professor somebody called from a university."
"A Canadian called."
I'm a culprit, too. I'm sitting here knowing I forgot to give Bryan a message two days ago. I don't remember who it was from, but I wrote it down. Now, if I could just remember where I put it . . . .
We all laughed at Anne Marie's message, but it reminded us that we're letting important messages slip through the cracks, and that's not very good customer service.
It's a seemingly small thing, but answering the phone and responding to emails is one of the first impressions people get of your business.
Most small businesses don't have the budget or need for a full-time receptionist, so the job's often overlooked or mishandled.
When the phone rings, whoever isn't busy picks it up -- on the fifth ring. People are expected to answer their own email. But who answers general email questions? Anyone? The CEO?
With a little planning, you can substantially enhance how the public perceives your small business -- just by improving your message taking and response procedures. Here's how to start:
• Assign someone to be the receptionist. When the phone rings, it's that person's job to answer. This responsibility can rotate.
• Train everyone in your office on basic phone etiquette. Have a basic script of what they should say when they answer the phone. (For example, "Good morning, PlanningShop, this is Rhonda.") And what they should say if someone isn't in. ("I'm sorry, she's not available. May I take a message?")
• Ask callers to spell their name and repeat their phone number or email address. Most people say their name and number fast, substantially increasing the chance that the message will be wrong. Here's a phrase to add to your training: "How do you spell that?" Don't worry if the answer is S-M-I-T-H.
• Get a phone system with separate voice mail boxes for employees, reducing the possibility of missed or mangled messages.
• Train everyone on how to use the phone system. Some systems are complicated, making it easy to inadvertently hang up on someone. Make sure you have enough phone lines to support the volume of calls you receive.
• Write every message down as you take it, then give or send the message immediately. If someone is writing messages by hand, get a phone log book -- one with a carbon copy, so you have a backup copy of the message. I prefer to take and get messages via email, rather than a written slip, because it creates a lasting trail.
• Keep a list handy of answers for frequently asked questions and routine inquiries. Give copies to everyone who will answer the phones or respond to email.
• Create a template or form for taking messages specific to your business. For example, if you're a dentist's office, you might have a list of standard questions to help determine the nature of the problem, when a person wants an appointment, if that person has insurance.
• Learn how to screen calls. We get a lot of unsolicited sales calls and a ton of public-relations calls here. An easy way to screen is to ask, "May I tell her what this is regarding?"
• Use your voice-mail message to inform callers of your hours, including the time zone you're in or if you're closed for any reason.
• Put answers to routine questions on your website, such as hours, contact info, or directions, reducing unnecessary and redundant incoming calls.
• Define your company tone. How friendly or familiar do you want to be? Instill in your staff that their first response should always be a can-do attitude. It's tempting to just say "no" to a caller's request or pass a person on to someone else. But that's not always best for your business.
Finally, be certain to call people back or respond to their email in a timely manner. At the end of the day, it's not just how well you took the message, it's how you actually solved their problem or answered their question.
Rhonda Abrams is president of The Planning Shop and publisher of books for entrepreneurs. Her newest is the 5th edition of The Successful Business Plan: Secrets and Strategies. Register for Rhonda's free newsletter at www.PlanningShop.com and "like" The Planning Shop on Facebook for updates. See an index of Abrams' columns. Twitter: twitter.com/RhondaAbrams. Copyright Rhonda Abrams 2011.

Hasil (Bahasa Indonesia) 2:

Itulah yang Anne Marie mengatakan ketika dia memberi Rosa pesan telepon hari. . Tidak sangat membantu
Berikut adalah beberapa pesan lain yang diambil dalam bisnis saya kecil:
"Seseorang disebut dengan G di namanya."
"Profesor seseorang dipanggil dari sebuah universitas".
"A Canadian disebut."
Aku pelakunya, juga. Aku duduk di sini mengetahui saya lupa untuk memberikan Bryan pesan dua hari yang lalu. Saya tidak ingat siapa itu dari, tapi aku menuliskannya. Sekarang, jika aku bisa ingat di mana aku taruh. . . .
Kami semua tertawa di pesan Anne Marie, tapi itu mengingatkan kita bahwa kita membiarkan pesan penting menyelinap melalui celah-celah, dan itu tidak layanan pelanggan yang sangat baik.
Ini adalah hal yang tampaknya kecil, tapi menjawab telepon dan menanggapi email adalah salah satu pertama kesan orang mendapatkan bisnis Anda.
Kebanyakan usaha kecil tidak memiliki anggaran atau butuhkan untuk resepsionis penuh waktu, sehingga pekerjaan ini sering diabaikan atau salah penanganan.
Ketika telepon berdering, siapa pun yang tidak picks sibuk itu - pada cincin kelima. Orang diharapkan untuk menjawab email mereka sendiri. Tapi yang menjawab pertanyaan email umum? Siapa saja? ? CEO
Dengan sedikit perencanaan, Anda dapat secara substansial meningkatkan bagaimana masyarakat memandang bisnis kecil Anda - hanya dengan meningkatkan pesan Anda mengambil dan prosedur tanggap. Berikut adalah cara untuk memulai:
• Menetapkan seseorang untuk menjadi resepsionis. Ketika telepon berdering, tugas orang itu untuk menjawab. Tanggung jawab ini bisa berputar.
• Melatih semua orang di kantor Anda pada etiket telepon dasar. Memiliki script dasar apa yang harus mereka katakan ketika mereka menjawab telepon. (Misalnya, "Selamat pagi, PlanningShop, ini Rhonda.") Dan apa yang mereka harus mengatakan jika seseorang tidak dalam. ("Maaf, dia tidak tersedia. Mungkin saya mengambil pesan?")
• Tanyakan penelepon mengeja nama mereka dan mengulang nomor telepon atau alamat email. Kebanyakan orang mengatakan nama dan nomor cepat, secara substansial meningkatkan kemungkinan bahwa pesan akan salah. Berikut adalah ungkapan untuk menambah pelatihan Anda: "Bagaimana Anda mengejanya?" Jangan khawatir jika jawabannya adalah SMITH.
• Dapatkan sistem telepon dengan kotak pesan suara terpisah untuk karyawan, mengurangi kemungkinan pesan terjawab atau hancur.
• orang Kereta tentang cara menggunakan sistem telepon. Beberapa sistem yang rumit, sehingga mudah untuk sengaja menggantung pada seseorang. Pastikan Anda memiliki saluran telepon yang cukup untuk mendukung volume panggilan yang Anda terima.
• Menulis setiap pesan bawah seperti yang Anda bawa, kemudian memberikan atau mengirim pesan segera. Jika seseorang menulis pesan dengan tangan, mendapatkan buku log telepon - satu dengan tembusan, sehingga Anda memiliki salinan cadangan dari pesan. Saya lebih memilih untuk mengambil dan mendapatkan pesan melalui email, bukan slip tertulis, karena ia menciptakan jejak abadi.
• Jauhkan daftar berguna dari jawaban untuk pertanyaan yang sering diajukan dan pertanyaan rutin. Berikan salinan kepada semua orang yang akan menjawab telepon atau membalas email.
• Buat template atau bentuk untuk mengambil pesan khusus untuk bisnis Anda. Misalnya, jika Anda kantor dokter gigi, Anda mungkin memiliki daftar pertanyaan standar untuk membantu menentukan sifat dari masalah, ketika seseorang ingin janji, jika orang yang memiliki asuransi.
• Pelajari cara untuk layar panggilan. Kami mendapatkan banyak panggilan penjualan yang tidak diminta dan satu ton-PR panggilan di sini. Cara mudah untuk layar adalah dengan bertanya, "Boleh saya katakan padanya apa ini tentang?"
• Gunakan pesan suara-mail Anda untuk memberitahu penelepon dari jam Anda, termasuk zona waktu Anda berada di atau jika Anda tertutup untuk setiap Alasan.
• Masukan jawaban pertanyaan rutin di website Anda, seperti jam, info kontak, atau arah, mengurangi panggilan masuk yang tidak perlu dan berlebihan.
• Tentukan nada perusahaan Anda. Bagaimana ramah atau akrab Anda inginkan? Menanamkan dalam staf Anda bahwa respon pertama mereka harus selalu sikap bisa-melakukan. Itu tergoda untuk hanya mengatakan "tidak" untuk permintaan pemanggil atau lulus seseorang ke orang lain. Tapi itu tidak selalu terbaik untuk bisnis Anda.
Akhirnya, pastikan untuk memanggil orang-orang kembali atau merespon email mereka pada waktu yang tepat. Pada akhir hari, itu bukan hanya seberapa baik Anda mengambil pesan, itu bagaimana Anda benar-benar memecahkan masalah mereka atau menjawab pertanyaan mereka.
Rhonda Abrams adalah presiden dari The Planning Shop dan penerbit buku untuk pengusaha. Terbarunya adalah edisi 5 dari Rencana Bisnis Sukses: Rahasia dan Strategi. Mendaftar untuk newsletter gratis Rhonda di www.PlanningShop.com dan "seperti" The Planning Shop di Facebook untuk update. Lihat indeks kolom Abrams '. Twitter: twitter.com/RhondaAbrams. Hak Cipta Rhonda Abrams 2011.